Slijedom navedenoga, razvoj europskog regulatornog okvira i posljedično rast broja regulatornih zahtjeva te sve veća očekivanja nadzornih tijela zahtijevaju kontinuirano prilagođavanje unutarnje organizacije subjekata nadzora. Međutim, način na koji su pojedine funkcije organizirane uvelike ovisi o veličini same institucije, opsegu i složenosti poslovanja te raspoloživim organizacijskim resursima.
U ovom radu analiziraju se funkcija praćenja usklađenosti poslovanja (compliance), funkcija službenika za zaštitu osobnih podataka te funkcija ovlaštene osobe za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma kao tri organizacijski različite, ali u praksi često povezane funkcije. Naime, premda svaka od navedenih funkcija proizlazi iz zasebnog normativnog okvira i ima različitu svrhu, u praksi manjih i srednje velikih financijskih subjekata nerijetko dolazi do njihovog organizacijskog povezivanja na način da se povjeri više funkcija istoj osobi.
Zašto dolazi do preklapanja funkcija?
U usporedbi s većim financijskim institucijama koje najčešće imaju razdvojene funkcije s jasno određenim opisom ovlaštenja, zaduženja i odgovornosti, u manjim i srednje velikim institucijama pod nadzorom Hrvatske agencije za nadzor financijskih usluga (HANFA) nije neuobičajeno da se pojedine funkcije međusobno preklapaju ili da jedan zaposlenik obavlja više samostalnih funkcija. Primjerice, nije rijetkost da ista osoba obavlja poslove funkcije praćenja usklađenosti (compliance) te sudjeluje u regulatornom izvještavanju, internim kontrolama i komunikaciji s regulatorima, a temeljem odluke uprave subjekta nadzora imenuje se i na funkciju službenika za zaštitu osobnih podataka, te funkciju ovlaštene osobe za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma.
Razlozi za takve organizacijske odluke mogu biti različiti; u pojedinim slučajevima riječ je o racionalnom korištenju raspoloživih resursa s obzirom na veličinu subjekta, broj zaposlenika ili opseg poslovanja. U nekim slučajevima procjenjuje se kako određeni zaposlenik već raspolaže potrebnim formalnim kvalifikacijama, potrebnim stručnim znanjima i iskustvom, pa se dodatne odgovornosti povjeravaju upravo tim zaposlenicima. Općenito, organizacije imaju tendenciju dodatne odgovornosti povjeravati zaposlenicima koji su već dokazali visoku razinu stručnosti, samostalnosti i pouzdanosti. Takav pristup može biti organizacijski opravdan i učinkovit, a kratkoročno može čak i povećati učinkovitost i smanjiti potrebu za dodatnim zapošljavanjem, vanjskim edukacijama ili potpunom eksternalizacijom.
Ipak, istodobno se otvara pitanje dugoročne održivosti takve raspodjele ovlaštenja i odgovornosti, očuvanja neovisnosti pojedinih funkcija te upravljanja organizacijskim rizicima i kontinuitetom poslovanja uslijed prekomjerne ovisnosti o pojedinim zaposlenicima.
Prednosti i izazovi
Funkcija praćenja usklađenosti sama po sebi omogućuje cjelovit pregled poslovanja organizacije, a od zaposlenika se očekuje izuzetno poznavanje organizacijskih zahtjeva subjekta pod regulatornim nadzorom, kao i zakonskih, podzakonskih propisa i cjelokupne regulative relevantne za sve organizacijske jedinice. Takvi zaposlenici su najčešće sposobni sagledati širu sliku poslovanja, a razumijevanje međusobne povezanosti zaštite osobnih podataka ali i obveza sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma s usklađenosti poslovanja omogućuje prvenstveno višu razinu upravljanja rizicima kao i višu razinu kvalitete suradnje sa organizacijskim jedinicama Društva, te u konačnici učinkovitijem donošenju poslovnih odluka.
S druge strane, osim kvantitativne okolnosti same količine posla, jedan od izazova je i kvalitativni element - činjenica da različite regulatorne obveze nerijetko zahtijevaju jednaku razinu hitnosti i pažnje. Primjerice, u istom danu moguće je zaprimiti upit regulatora, rješavati incident zaštite osobnih podataka, pripremati redovito izvješće za regulatora, odgovarati na zahtjeve poslovnih odjela te sudjelovati u procjeni regulatornih rizika za novi poslovni proces. Dodatnu kompleksnost predstavljaju subjekti koji posluju kao dio međunarodnih financijskih grupa. Kod takvih subjekata lokalne funkcije praćenja usklađenosti, zaštite podataka i ovlaštene osobe za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma ne djeluju isključivo unutar okvira nacionalnog regulatornog usklađenja već moraju osigurati i usklađenost s grupnim politikama i standardima matičnog društva. Premda takva okolnost u pravilu doprinosi kvalitetnijem upravljanju rizicima i prijenosu pozitivnih praksi, lokalne funkcije često preuzimaju ulogu posrednika između zahtjeva grupe, lokalnog regulatornog okvira i očekivanja nacionalnih regulatornih tijela.
Riječ je o specifičnim i dinamičnim okruženjima koja zahtijevaju kontinuirano postavljanje prioriteta, sposobnost brzog donošenja odluka te razvijene organizacijske i komunikacijske vještine. Unutar takvih okruženja, uspješnost kumulacije više funkcija unutar jednog zaposlenika ne ovisi isključivo o poznavanju propisa, već i o sposobnosti upravljanja paralelnim procesima i prilagodbi često promjenjivim okolnostima.
Dodatni izazov predstavlja činjenica da velik dio regulatornog rada funkcije praćenja usklađenosti, službenika za zaštitu osobnih podataka i službenika za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma nije neposredno prepoznatljiv niti jasno vidljiv ostatku organizacije. Njegova se vrijednost često očituje upravo u sprječavanju nastupanja rizika, pravodobnom ispunjavanju regulatornih obveza i izbjegavanju potencijalnih nepravilnosti.
Kako organizacije mogu podržati kumulaciju funkcija?
Preklapanje funkcija samo po sebi ne predstavlja problem. Kada je organizirano na odgovarajući način, ono može pridonijeti boljoj koordinaciji, učinkovitijoj razmjeni informacija i kvalitetnijem upravljanju regulatornim rizicima.
Ključno je jasno definirati odgovornosti pojedinih funkcija, osigurati podršku Uprave te redovito procjenjivati jesu li raspoloživi resursi usklađeni s opsegom regulatornih zahtjeva. Bez obzira na visoko obrazovanje i posjedovanje formalnih kvalifikacija, potrebno je kontinuirano ulagati u stručno usavršavanje zaposlenika kako bi mogli pratiti zakonodavne izmjene, regulatorne smjernice i najbolju praksu.
Jednako je važna organizacijska kultura u kojoj se funkcije poput funkcije praćenja usklađenosti, službenika za zaštitu osobnih podataka i ovlaštene osobe za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma ne promatraju isključivo kao kontrolni mehanizam, već kao poslovni partner koji svojim stručnim znanjem doprinosi donošenju kvalitetnijih odluka, upravljanju rizicima i održivom razvoju poslovanja.
Zaključak
Posljednjih godina regulativa unutar financijskog sektora nametnula je sve složenije zahtjeve subjektima financijskog sektora, s kojima se organizacije pokušavaju uskladiti unutar svojih resursa i mogućnosti. Posljedično, od stručnjaka koji obavljaju funkciju praćenja usklađenosti, funkciju službenika za zaštitu osobnih podataka ili funkciju ovlaštene osobe za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma očekuje se sve širi spektar znanja i kompetencija.
Istodobno, organizacija navedenih funkcija često nije jednaka za sve subjekte nadzora. Imenovanje na različite funkcije mora biti prilagođeno veličini društva, opsegu i složenosti njegova poslovanja, regulatornim zahtjevima kojima je izloženo te raspoloživim ljudskim resursima. Posebno je to izraženo kod subjekata koji posluju u sastavu međunarodnih financijskih grupa, gdje se lokalnim regulatornim zahtjevima pridružuju i grupni standardi i politike.
S druge strane, težnja učinkovitijem korištenju stručnih resursa ne smije dovesti do narušavanja temeljnih načela neovisnosti kontrolnih funkcija. Povjeravanje više funkcija istom zaposleniku može predstavljati racionalno organizacijsko rješenje, osobito u manjim subjektima, ali zahtijeva pažljivu procjenu mogućih organizacijskih rizika. Posebnu pozornost potrebno je posvetiti situacijama u kojima bi moglo doći do stvarnog ili potencijalnog sukoba interesa, odnosno okolnostima u kojima isti zaposlenik istodobno sudjeluje u provedbi određenih regulatornih aktivnosti i nadzoru njihove učinkovitosti. U takvim slučajevima potrebno je uspostaviti odgovarajuće unutarnje kontrole kojima će se očuvati objektivnost i neovisnost kontrolnih funkcija.
Praksa je pokazala kako se dodatne regulatorne odgovornosti često povjeravaju upravo zaposlenicima koji raspolažu najvećim stručnim znanjem, iskustvom i sposobnošću povezivanja različitih regulatornih područja. Iako takav pristup može kratkoročno povećati učinkovitost organizacije, dugoročno može dovesti do prekomjerne koncentracije znanja i odgovornosti, povećanja tzv. key person rizika te smanjenja otpornosti organizacije na organizacijske promjene ili odlazak ključnih zaposlenika.
U konačnici, pitanje položaja samostalnih funkcija unutar organizacije ne predstavlja isključivo pitanje raspodjele poslova, već odražava razinu korporativnog upravljanja i regulatorne zrelosti pojedinog subjekta. Organizacije koje uspiju uspostaviti ravnotežu između učinkovitosti, stručnosti i neovisnosti kontrolnih i samostalnih funkcija stvaraju održiv sustav upravljanja regulatornim rizicima te dugoročno doprinose stabilnosti vlastitog poslovanja i jačanju povjerenja regulatora, klijenata i tržišta.
Tea Martinović, mag. iur.
