Arhivistika kao znanstvena disciplina ima ključnu ulogu u sustavnom upravljanju arhivskim gradivom, obuhvaćajući njegovu zaštitu, obradu i dostupnost, čime neposredno doprinosi očuvanju povijesne i pravne baštine društva. U suvremenim uvjetima, osobito kroz zakonodavne promjene i procese digitalizacije, arhivska djelatnost u Republici Hrvatskoj suočava se s novim izazovima i zahtjevima, posebno u kontekstu obveza koje se nameću jedinicama lokalne samouprave.
Za arhivistiku se ističe da je znanost koja se bavi proučavanjem biti arhivskog gradiva, njegovim preuzimanjem, odabirom, svrstavanjem, zaštitom, čuvanjem i stavljanjem na raspolaganje znanstvenicima i istraživačima.
Arhiv kao ustanova brine se o preuzimanju, čuvanju, održavanju, sređivanju i stručnoj obradi gradiva, o izrađivanju znanstveno-obavještajnih pomagala o arhivskom gradivu, o njegovu objavljivanju, stavljanju na korištenje, kao i o upoznavanju javnosti o vrijednostima i razlozima čuvanja arhivskoga gradiva.
Kao sve u životu, i arhivi i arhivsko gradivo doživljavaju promjene, izmjene, napredak. Kolokvijalno kazano, arhiv je usko vezan uz istraživanje i pisanje povijesti bez obzira na to radi li se o društvu u cjelini, nekoj ustanovi, gradu, općini.
U članku 71. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", br. 105/97.), kojeg je donio Zastupnički dom Sabora Republike Hrvatske na sjednici održanoj 19. rujna 1997. godine navedeno je bilo da stupanjem na snagu navedenog Zakona prestaje važiti Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima ("Narodne novine", br. 25/78., 47/86. i 47/89.) kao i Zakon o postupku imenovanja ravnatelja arhiva i o sastavu Hrvatskoga arhivskog vijeća ("Narodne novine", br. 96/93.), te članak 28. Zakona o određivanju poslova iz samoupravnog djelokruga jedinica lokalne samouprave i uprave ("Narodne novine", br. 75/93.). Zakon o arhivskom gradivu i arhivima nakon toga je doživio izmjene i dopune koje su objavljene u "Narodnim novinama", br. 64/2000., 65/2009., 125/2011., 46/2017., i 61/2018.
U Prijedlogu nacionalnog plana razvoja arhivske djelatnosti za razdoblje od 2020. do 2025. godine, iz studenog 2019. godine, naglašeno je da je to bio prvi takav zakon donesen u suvremenoj Republici Hrvatskoj, kojim su zaštita, čuvanje i korištenje arhivskog gradiva bili uređeni sukladno odredbama Ustava Republike Hrvatske, političkim, pravnim i gospodarskim sustavom usvojenim demokratskim promjenama. Njegove su odredbe zahvaćale sve stvaratelje i posjednike arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj bez izuzetaka, što nije bio slučaj s ranijim propisima, koji su važne stvaratelje gradiva iz područja unutarnjih poslova i obrane te Saveza komunista Hrvatske i njegovih sastavnica ostavili izvan dosega javne arhivske službe. Zakon donesen 1997. nije poznavao takve iznimke, pa je javna arhivska služba odmah započela s utvrđivanjem stanja navedenog gradiva, njegovim evidentiranjem i djelomično preuzimanjem u nadležne državne arhive. Iz ovog je Zakona proizašlo nekoliko provedbenih propisa kojima su na suvremenim temeljima pobliže definirana pitanja korištenja arhivskog gradiva, evidencija u arhivima, postupcima vrednovanja, odabiranja i izlučivanja gradiva, zaštite gradiva izvan arhiva, predaje arhivskog gradiva arhivima, stručnog osposobljavanja i stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci te uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva.
Nakon toga, novi Zakon o arhivskom gradivu i arhivima donesen je 2018. godine s izmjenama i dopunama 2019., 2022. te konačno 2024. godine ("Narodne novine" br. 61/2018., 98/2019., 114/2022., 36/2024.).
Osnovna svrha i jednog i drugog zakonskog propisa, ne ulazeći u same detalje, je to da se njime uređuje zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, kao i nadležnosti i zadaće arhiva.
Vezano uz arhivsko gradivo, vrlo važna novina Zakona o arhivskom gradivu i arhivima iz 2024. godine je njegova digitalizacija. Kao što je Vlada Republike Hrvatske u obrazloženju prijedloga Izmjena i dopuna zakon navela, „Digitalizacija gradiva ključni je trend u arhivskoj djelatnosti, njome se osigurava zaštita izvornika uz istovremeno povećanje dostupnosti tog gradiva i mogućnosti njegovog korištenja.“
Osim u arhivskom zakonodavstvu, promjene nakon 1990-ih očituju se i u organizaciji, odnosno širenju mreže suvremenih arhivskih ustanova.
Na temelju ranijih propisa, uz arhive u Dubrovniku, Zadru, Zagrebu, Rijeci, Varaždinu, Splitu, Osijeku, Karlovcu, Pazinu, Slavonskom Brodu, Bjelovaru te Sisku, stupanja na snagu Zakona iz 1997., osnovano je još šest novih arhiva i to u Gospiću, Šibeniku, Vukovaru, Štrigovi, Križevcima i Virovitici te kao jedini specijalizirani arhiv Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata. Time je utvrđena mreža arhiva koja danas čini osnovu arhivske službe u Republici Hrvatskoj i teritorijalno pokriva svih 20 županija i Grad Zagreb.
U Prijedlogu nacionalnog plana razvoja arhivske djelatnosti iz 2019. godine istaknuto je da je razvoj arhivske službe izvan mreže državnih arhiva koji je bio predviđen Zakonom iz 1997. potpuno izostao iako je uključivanje jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave u javnu arhivsku službu važno ne samo zbog unaprjeđenja zaštite gradiva koje se kod njih nalazi već i zbog omogućavanja dostupnosti gradiva u sredini u kojoj je i nastalo. Ovo se u jednakoj mjeri odnosi i na osnivanje specijaliziranih i privatnih arhiva koji bi bitno doprinijeli zaštiti pojedinih kategorija gradiva kojima državni arhivi zbog obujma gradiva koje nastaje na terenu nisu u mogućnosti pružiti potpunu pažnju. Novi cjeloviti Zakon donesen je 2018. kako bi se unaprijedio i osuvremenio sustav zaštite arhivskog gradiva kroz tri važna područja: transformaciju službe, dostupnost i korištenje gradiva te zaštitu gradiva u elektroničkom obliku. Zakonom je utvrđen pravni okvir za zaštitu gradiva u elektroničkom obliku, uz trajno očuvanje pouzdanosti i svih njegovih bitnih svojstava te uporabivosti tog gradiva. Pravno je uređen i postupak pretvorbe gradiva u digitalni oblik kojim se osigurava jednakovrijednost digitalnih kopija izvornom gradivu u analognom obliku. Navedeno će osim povećanju dostupnosti gradiva kao dijela kulturne baštine Republike Hrvatske doprinijeti i unaprjeđenju poslovnih procesa i usluga u tijelima javne vlasti.
Prema tome, 2018. godina je neka nulta godina za arhivsko gradivo iz lokalne samouprave s naglaskom na pretvorbu gradiva u digitalni oblik.
2. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
Hrvatski sabor donio je na sjednici održanoj 14. ožujka 2024. godine Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, koji je objavljen u „Narodnim novinama“ broj 36/2024. 25. ožujka 2024. a stupio je na snagu osmoga dana od dana objave.
Prema odredbi članka 12. Zakona, vezano naravno uz digitalizaciju, Hrvatski državni arhiv bio je dužan donijeti plan digitalizacije u državnim arhivima iz članka 4. ovoga Zakona u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ovoga Zakona.
Najveća novina koja se odnosi na digitalizaciju arhivskog gradiva i na stvaratelje gradiva, pa između ostaloga i na lokalnu samoupravu, je odredba članka 2. Zakona iz 2024. godine koja propisuje da se javno arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje nadležnom arhivu u obliku koji je primjeren za trajno čuvanje
U stavku 7. članka 14. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine" br. 61/2018., 98/2019., 114/2022., 36/2024.) propisano je da troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu digitalnoga gradiva u oblik za trajno čuvanje, podmiruje tijelo javne vlasti koje ga predaje arhivu. Prema tome, digitalizacija gradiva uvedena je kao obveza za sve stvaratelje arhivskog gradiva, pa tako i lokalnu samoupravu.
Koliko je digitalizacija arhivskog gradiva značajna potvrdio je i Odbor za obrazovanje, znanost i kulturu Hrvatskoga sabora kada je na svojoj 70. sjednici, održanoj 22. studenoga 2023. godine, razmotrio Prijedlog zakona o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te je ga jednoglasno podržao, a isto to je učinio i Odbor za zakonodavstvo Hrvatskoga sabora na svojoj 127. sjednici održanoj 16. siječnja 2024. godine.
Digitalizacija arhivskog gradiva ne samo da je od iznimnog značaja za Republiku Hrvatsku u cjelini i sve njezine stvaratelje arhivskog gradiva, nego je izuzetno složena i kompleksna. Dokaz tome su i radionice koje Hrvatski arhivi provede za sve stvaratelje te s njihove strane izrađeni ogledni primjeri novih Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom koja su u obvezi donijeti Predstavnička tijela lokalnih samouprava.
Ono što je značajno dakako za lokalnu samoupravu, su odredbe članka 9. stavci 1. i 3. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine" br. 61/2018., 98/2019., 114/2022., 36/2024.) koji između ostaloga propisuju da je tijelo javne vlasti dužno osigurati da javno dokumentarno gradivo koje nastaje njegovim radom bude u obliku koji je prikladan za uporabu i pouzdanu pretvorbu u digitalni oblik radi njegova čuvanja, predaje arhivu i ponovne uporabe. Isto tako, tijelo javne vlasti ili druga osoba dužna je prije pretvorbe javnog dokumentarnoga gradiva u digitalni oblik prethodno ishoditi potvrdu Hrvatskog državnog arhiva o sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva s odredbama ovoga Zakona te osigurati redovitu provjeru sukladnosti. Zakon i u nekim drugim člancima propisuje obveze za tijela javne vlasti, kao npr. da je tijelo javne vlasti dužno za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom odrediti rok čuvanja te takav popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje. Zatim da je tijelo javne vlasti dužno nadležnom državnom arhivu dostaviti popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskoga gradiva odnosno ispravke i dopune popisa za dokumentacijske cjeline za koje je popis već dostavljen.
Što se tiče same digitalizacije i predaje javnog arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu, u članku 14. stavku 2. se navodi da se ono predaje u pravilu u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka, osim ako drugim zakonom odnosno podzakonskim aktom donesenim na temelju zakona nisu propisani dodatni uvjeti za čuvanje klasificiranih podataka.
Nije upitno želi li se, nego pitanje je može li se sve to odraditi u svakoj lokalnoj samoupravi u Republici Hrvatskoj?
Vidjeli smo da do 2018. godine lokalna samouprava, naravno ne sva, ali njezin najveći dio u smislu veličina lokalnih samouprava, su bile praktički izostavljene iz obveza propisanih odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. Nakon Zakona i 2018. godine, lokalna samouprava ima obveze kojih se mora pridržavati, te iako naravno da nije opravdano, svakako je razumljivo da svih 428 općina i 127 gradova neće moći samo tako organizirati i sprovesti sve obveze propisane Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima.
3. Zaključak
Kao jedan sveopći doprinos ukupnom razvoju i zaštitu arhivskog gradiva na čitavom području Republike Hrvatske spomenute su radionice koje Hrvatski arhivi provede za sve stvaratelje te s njihove strane izrađeni ogledni primjeri novih Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom koja su u obvezi donijeti Predstavnička tijela lokalnih samouprava.
Samo to je „kap u moru“ vezano uz sveukupnu problematiku čuvanja arhivskog gradiva za buduće generacije. Republika Hrvatska međunarodno je priznata 15. 1. 1992. godine. Ne ulazeći u dubiozu preuzimanja ili nepreuzimanja prijašnjih obveza sada već nepostojeće SFRJ, problematika arhivskog gradiva lokalnih samouprava je izuzetno važna.
U arhivima kao javnim ustanovama zapošljavaju se stručne i kvalificirane osobe. U mnogim jedinicama lokalne samouprave osobe koje rade poslove vezane uz pismohrane, prije svega su vrijedne, ali ni približno nisu kvalificirane kao one u arhivima. To nije kritika, to je naprosto činjenica. Naravno da će svatko tko radi i ima obvezu i zadaću odraditi neki posao, pokušati ga napraviti najbolje što zna i umije, ali u najvećem broju lokalnih jedinica neće biti na onoj razini u kojoj se to traži, ne samo iz zakonskih obveza, nego iz općeprihvaćenih načela čuvanja i zaštite arhivskog gradiva.
Prekrasno je kada stručne osobe organiziraju radionice, seminare, kada daju neke ogledne primjerke, ali to naprosto neće biti dovoljno za ono što se traži.
Sveukupni cilj, svrha, zadatak svih koji rade u lokalnim stvarateljima gradiva koje se mora i treba čuvati treba biti upravo to, njegovo očuvanje. Samo je pitanje koliko administrativni kapaciteti lokalnih samouprava to mogu napraviti?
Zar nije iluzorno očekivati od lokalnih samouprava koje imaju 3-4 zaposlenika i par stotina stanovnika da će ispuniti sve zakonske i moralne obveze vezane uz arhivsko gradivo? U takvim lokalnim sredinama komunalni poslovi i problemi su bili i bit će ispred svega.
Bez obzira na sve radionice, na sve ogledne primjerke, ako lokalna samouprava praktički do 2018. godine nije bila uključena u pravom smislu u zaštitu i očuvanje arhivskog gradiva, zaista je teško očekivati da će baš sve lokalne ispuniti obveze digitalizacije i svega ostaloga što je stavljeno njima u zadatak!
Svrha Zakona iz 2024. godine je odlična za sveukupno hrvatsko društvo i njegovu povijest, međutim, jedno je svrha a drugo realizacija. A realizacija je zapravo najvažnija, cilj mora biti ostvaren, sveukupna digitalizacija arhivskog gradiva lokalnih samouprava mora biti postignuta, jer ako nije, koja je onda svrha zakona?
Možda bi trebalo razmisliti da u ime lokalnih samouprava koje nisu u stanju same izvršiti svoje zakonske obveze to odrade ovlaštene i kvalificirane osobe koje mogu biti njihovi privremeni zaposlenici, na trošak proračuna RH ili iz nekih EU fondova. Na taj način će biti gotovo cijelosti ispunjena svrha digitalizacije arhivskog gradiva i njegovo očuvanje.
Bez toga, bojimo se, pitanje je koliko će se kvalitetno izvršiti zakonske obveze, kao i u kojem vremenu, a ni jedno ni drugo za ukupnu povijest i društvu u cjelini nije dobro ako nije kvalitetno i na vrijeme!
Tomislav Mrle. univ. spec. polit. mag. iur.
