Primjeri društveno odgovorne javne nabave namještaja

Člankom je prikazan primjer društveno odgovorne nabave namještaja predstavljen u priručniku Europske komisije „71 good practice cases – making socially resaponsible public procurement work“¹ te primjer iz prošlogodišnjeg svibanjskog izdanja News Alert-a Europske komisije. Primjeri pokazuju kako naručitelji nabavljaju namještaj koji bi trebao biti pogodan za sve korisnike, sve s ciljem dostupnosti radnog i javnog prostora te kako to postići primjenom tehničkih specifikacija. Za novi namještaj postoje standardi koji demonstriraju sukladnost s propisima o zaštiti na radu, a stari namještaj se može donirati dobrotvornim organizacijama ili prenamijeniti. Što se tiče standarada, istaknuta je važnost široke upotrebe u postupcima javnih nabava, a sve kako bi se povećala upotreba istih od strane proizvođača.

Regionalna agencija za razvoj elektroničkog tržišta Emilie Romagne (Italija; dalje u tekstu: naručitelj) je pionirska regionalna institucija za zajedničku nabavu osnovana 2006. od regionalne vlade Emilie Romagne s ciljem zajedničke nabave za regionalnu javnu administraciju i upravlja sustavom eNabave. Postala je vodeća institucija u zelenoj javnoj nabavi i društveno odgovornoj javnoj nabavi te je osvojila talijansku nagradu društveno odgovorne javne nabave na Compraverde Forumu² dvije godine zaredom.

U 2018. proveden je postupak javne nabave koji je obuhvaćao i namještaj za urede javne administracije. Cilj nabave je bio opskrbiti urede s novim namještajem koji ima manji utjecaj na okoliš, dok se dio odnosio i na odlaganje postojećeg namještaja, s ciljem doniranja dobrotvornim organizacijama, poput Crvenog križa ili druge volonterske organizacije registrirane u Italiji ili inozemstvu.

Postupak nabave je započeo u studenom 2017. objavom na web stranici naručitelja i u službenom glasniku EU-a. Radilo se o dvostupanjskom postupku tijekom kojeg su bila dozvoljena dva kruga pitanja i odgovora, javno objavljena. Predmet nabave je bio podijeljen u tri grupe, a bazirao se na materijalima i tehničkim specifikacijama namještaja. Trajanje ugovora je bilo predviđeno na dvije godine s mogućnošću obnove na 12 mjeseci nakon isteka postojećeg ugovora, a kao kriterij odabira koristila se ekonomski najpovoljnija ponuda s težištem na tehničkim kvalitetama te okolišnim i društvenim standardima u ponudama.

Ciljevi društvene politike u ovom postupku nabave su bili dvostruki: glede poticanja na društvene oznake i standarde, administracija je htjela osigurati adekvatne društvene standarde za tvrtke koje rade s regionalnim naručiteljem te tako poticati politiku društvene održivosti cijele regije; glede ponovne upotrebe starog namještaja društveni je cilj bio usmjeren na stvaranje okoline pozitivnog partnerstva između javne administracije, privatnih tvrtki i neprofitnih organizacija.

U postupku su se koristila dva glavna društvena standarda kao kriterij odabira ponude. SA 8000 je međunarodni certifikacijski standard kojim se organizacije potiču na razvoj, održavanje i primjenu društveno odgovorne prakse na radnom mjestu; obuhvaća teme dječjeg rada, slobode udruživanja, diskriminacije, radnih sati i upravljačkog sustava usmjerenog na zaposlenike. BS OHSAS 18001 oznaka se bavi procjenom zaštite zdravlja radnika. Tvrtke koje žele taj certifikat trebaju osigurati sustav zaštite na radu za svoje zaposlenike. Za cijenu je bilo predviđeno 30 bodova, a za tehnički dio 70. Tehničkim dijelom obuhvaćeni su bili društveni kriteriji koji su nosili sedam bodova i to: dva boda za posjedovanje SA 8000 certifikata ili jednakovrijednog protiv dječjeg, prisilnog i diskriminatornog rada; dva boda za posjedovanje BS OHSAS 18001 certifikata ili jednakovrijednog; tri boda za ponovnu upotrebu starog namještaja za što je trebalo dostaviti izjavu u ponudi. Uz to, do pet bodova moglo se dobiti za posjedovanje EMAS, ISO 14001 ili Carbon Footprint standarda ili jednakovrijednog.

Nabavom se osobiti naglasak stavio na naknadni kontrolni mehanizam kako bi se osigurala učinkovita realizacija. Ugovornim klauzulama je bio predviđen mehanizam za ocjenjivanje i poboljšanje dobavnog lanca u fazi izvršavanja ugovora i to kroz uspostavu evaluacijskog sustava. Kontrolni mehanizam se oslanja na izjavu ponuditelja kako će se klauzule ugovora izvršavati u svijetlu društvenih ciljeva nabave. Po primitku dokumenta, osoba zadužena za izvršenje ugovora na strani naručitelja kontrolira i potvrđuje sukladnosti. Ponuditelji se potiču evidentirati dobavni lanac svojih proizvoda te na verifikaciju sukladnosti s društvenim normama svoje tvrtke, sve kako bi se izbjegao društveni damping. Kontrola se sastojala od: odabrani ponuditelj pristaje na provjeru minimalnih društvenih standarda; unutar šest mjeseci od potpisivanja ugovora odabrani ponuditelj treba dostaviti naručitelju jasnu i dokumentiranu viziju dobavnog lanca proizvoda koji se trebaju isporučiti; nadzor i evaluacijski sustav dobavnog lanca treba biti u „stalnom poboljšanju“ okolišnih i društvenih standarda; u roku od 12 mjeseci od početka primjene ugovora ugovaratelj treba dostaviti dokumente o poduzetim korektivnim radnjama u dobavnom lancu.    

Sveukupno je pristiglo sedam ponuda, a tri su odabrane i to jedna za metalni namještaj (1,65 milijuna €), druga za drveni namještaj (1,05 milijuna €) i treća za uredske stolce (1,38 milijuna €).³

Odjel za transport, mobilnost i usluge podrške pri Uredu za infrastrukturu i logistiku Europske komisije u Briselu (dalje u tekstu: Ured) odgovoran je za nabavu, selidbu, upravljanje skladištem, zalihama i inventuru. U 2019. započeo je zajednički postupak nabave uredskih stolaca dizajniranih na održiv i društveno odgovoran način sve putem okvirnog sporazuma. Uključeno je bilo 44 naručitelja iz EU institucija, agencija i tijela u cijeloj Europskoj uniji. Ovi krajnji naručitelji naručuju potrebni namještaj direktno od druge ugovorne strane, dok je Ured odgovoran za sveukupno upravljanje okvirnim sporazumom i za nabavu stolaca za Komisiju u Briselu. Ured ima znatnog iskustva s uključivanjem okolišnih i društvenih kriterija u svoje postupke javne nabave.

Obveze ugovaratelja uključuju izvršavanje opsežne usluge, uključujući opskrbu devet tipova uredskih stolaca dizajniranih na održiv i društveno odgovoran način, u skladu s tehničkim opisom; pružanje usluge izrade po mjeri, prijevoza, raspakiravanja, slaganja, povrata pakiranja i edukacije o upotrebi; postavljanje i ažuriranje on-line kataloga, aplikacije koja pruža javnim naručiteljima svu administrativne, zakonske i tehničke podatke potrebne za postavljanje narudžbi. Uredske stolce potrebno je isporučiti na 27 lokacija u 16 država članica EU-a. Prije raspisivanja postupka javne nabave, a kako bi se identificirali društveni i zeleni kriteriji koji su bili i ambiciozni i tržišni, certifikati i oznake koje treba tražiti od ponuditelja, naručitelj je proveo istraživanje tržišta i neformalne konzultacije s mrežom stručnjaka. Stručnjaci su bili nacionalni javni naručitelji i neovisni stručnjaci u društvenim i zelenim domenama (npr. FCBA tehnološki institut iz Pariza, SAW-B federacija društveno ekonomskih udruženja i tvrtke iz Wallonie, Belgija).     

Tehničke specifikacije su sadržavale 15 obvezatnih kriterija održivosti, a ponude koje to nisu zadovoljavale bivale su isključene. Specifikacije su se prvenstveno odnosile na materijale (drvo i materijali bazirani na drvu, ljepilu, tekstilu, koži i bojilima, podrijetlu kože, zabranjenim kožama, kemijskim supstancama, upotrebi zapaljivih materijala i ftalata, označavanje plastičnih dijelova, oblaganje plastičnih proizvoda i/ili metalnih dijelova). Specifikacijama se također zahtijevala proširena odgovornost proizvođača za proizvod, dizajn za recikliranje, upravljanje strujom i vodom za vrijeme proizvodnje i pakiranja. Za ocjenjivanje svakog obvezanog uvjeta ponuditelji su trebali dostaviti dokaze za oznake tipa I poput NF Environment Ameublement, Blue Angel, Nordic Swan Ecolabel, EU Ecolabel Furniture, EU Ecolabel za tekstil, FEMB 2017 Level 3, Oeko-Tex 100, euroLATEX ECO-Standard, CertiPUR ili jednakovrijedne dokaze.  

Kriteriji odabira ponude bili su: kvaliteta 50% i cijena 50%. Za kvalitetu se moglo ostvariti maksimalnih 100 bodova koji su bili podijeljeni na: devet kriterija održivosti (40 bodova), raznolikost asortimana referentnih uredskih stolaca (15 bodova), tehnička ocjena dostavljenih dokaza (45 bodova, uključujući ergonomsku održivost, kvalitetu, estetiku). Ponude su trebale ostvariti najmanje 60 bodova od 100 mogućih na kvaliteti.

Kriteriji održivosti bili su:

Sadržaj recikliranog materijala (5 bodova) – bodovi su dodjeljivani temeljem postotka recikliranog materijala u odnosu na ukupnu težinu stolca.

Udio sintetike (5 bodova) – bodovi su dodjeljivani temeljem postotka sintetičkog materijala u odnosu na ukupnu težinu stolca, a manji postotak je dobivao veći broj bodova.

Ugljični otisak (3 boda) – ponude su trebale sadržavati detaljni izračun ugljičnog otiska stolca u skladu s ISO 14067:2018 standardom kojim su specificirani standardi, uvjeti i vodiči za kvantifikaciju i izvještavanje o ugljičnom otisku u proizvodu, na način koji je u skladu s međunarodnim standardom o procjeni životnog ciklusa (ISO 14040 i ISO 14044).

Ljepila (4 boda) – bodovi su se dodjeljivali ako je sadržaj hlapljivih organskih spojeva u ljepilima koja se koriste pri sastavljanju stolaca bio manji od 10% težine ljepila.

Tekstil (4 boda) – bodovi su se dodjeljivali ako tekstil koji se koristio za tapeciranje stolaca nije prelazio maksimalni sadržaj formaldehida od 16 mg/kg po stolcu.

Učinkovitost upravljanja vodom (3 boda) – bodovi su se dodjeljivali ako je pogon za proizvodnju stolaca imao jedan ili više programa usmjerene na maksimiziranje učinkovitost postupka korištenja vode kako bi se smanjio pritisak na sustav opskrbe vodom i na lokalne sustave zbrinjavanja otpadnih voda.

Pakiranje (4 boda) – pola boda je dodjeljivano ako je pakiranje za zaštitu stolaca sadržavalo najmanje 60% recikliranih materijala (za papir ili karton) ili 40 % recikliranih materijala (za plastiku). Svi bodovi su dodjeljivani ako se pakiranje sastojalo od najmanje 90% recikliranih materijala (za papir ili karton) ili 60% (za plastiku).

Proizvodni pogon (4 boda) – bodovi su dodjeljivani ako proizvodni pogoni za stolce imaju odgovarajući sustav za obradu otpadnih tekućina, imaju posebno mjesto za odlaganje i uklanjanje opasnog otpada te za zadržavanje i tretiranje emisije plinova.

Proizvodnja kože (4 boda) – dva boda su se dodjeljivala ako pri otpuštanju kemijskog kisika nakon tretmana nije prelazio 200 mg/l. Dva boda su se dodjeljivala ako ukupna koncentracija kroma nakon tretmana nije prelazila 1.0 mh/l, u skladu s Odlukom Komisije 2013/84/EU.

Energija i atmosfera (2 boda) – jedan bod se davao ponuditeljima koji su razvili, dokumentirali i implementirali tehnologije i/ili strategije kako bi se pomoglo prijevoznicima pri isporuci materijala i komponenti koje se koriste u sastavljanju i/ili proizvodnji stolaca na uštedi goriva ili smanjenju zagađenja zraka i emisija. Jedan bod se davao ponuditeljima koji su razvili, dokumentirali i implementirali tehnologije i/ili strategije kako bi se pomoglo prijevoznicima pri isporuci stolaca krajnjim korisnicima.

Upotreba stolaca (2 boda) – bodovi su se dodjeljivali ako su upute uz isporučene stolce sadržavale informacije o održavanju, ergonomskoj upotrebi, tvarima visoke koncentracije i odlaganju stolca na kraju životnog vijeka.

Za ocjenu svih navedenih kriterija ponuditelji su trebali uz ponudu priložiti bilo koju eko oznaku tipa I ili deklaraciju o sukladnosti proizvođača ili certifikat neovisnog tijela te izvještaje  ISO 17025 od akreditiranog laboratorija (sukladno tehničkim specifikacijama).

Uvjeti za izvršenje ugovora sadržavali su zahtjeve za zaštitu radnika i radne uvjete koje je odabrani ponuditelj trebao poštovati sukladno nacionalnim propisima gdje su zapošljavali radnike. Ugovaratelj i podugovaratelji moraju poštivati osam temeljnih konvencija Međunarodne organizacije rada, (dalje: MOR) osobito u onim zemljama gdje to nije inkorporirano u nacionalne propise, a gdje rade zaposlenici. Ponuditelji su uz ponude trebali dostaviti dokaz neovisne certifikacije (npr. SA 80004) ili oznake koju je izdala akreditirana organizacija (npr. Belgian social mark) ili dokaz o pridržavanju pravila ponašanja poput Global Reporting Initiative (GRI), Bussines Social Compliance Initiative (BSCI) ili Global Compact kojima se dokazuje postupanje u skladu s osam navedenih temeljenih konvencija MOR-a, kako za sebe tako i za svoje podugovaratelje. U slučaju da to ne dostave trebalo je dostaviti detaljnu izjavu kojom se obvezuje da će on i njegovi podugovaratelji poštivati te konvencije. Takve izjave će se dostavljati Komisiji i u slučaju da certifikatima istekne rok valjanosti ili pri zamjeni podugovaratelja. Ponuditelj mora moći demonstrirati sukladnost s konvencijama MOR-a tijekom izvršenja ugovora, na zahtjev naručitelja, predajući svu potrebnu dokumentaciju ili omogućiti preglede na licu mjesta proizvodnje.

Jedna od eko oznaka koje su ponuditelji mogli predočiti bila je FEMB 2017 Level 3. Njome se potvrđuju tri kategorije sa specifičnim kriterijima: proizvod (materijali, životni vijek, recikliranje), proizvodni pogon (input materijala, energetski učinak na zdravlje) i organizacija (politike, organizacijski procesi). Ove se tri kategorije procjenjuju sa stajališta materijala, energije i atmosfere te posljedica na zdravlje, kao i društvena odgovornost (zdravlje i sigurnost zaposlenika, politike tvrtke, integracija osoba s invaliditetom, društveni/socijalni projekti).

FEMB je europski certifikat kojim se potvrđuje da se pri proizvodnji uredskog namještaja poštuju okolišni i socijalni kriteriji. Ovaj certifikat se razlikuje od ostalih jer dokumentira jedini ISO akreditirani standard za „održivi“ uredski namještaj, a ujedno je i najsveobuhvatniji standard održivosti za takav namještaj. Standard već pokriva rastuće zahtjeve na tržištu javne nabave (zelena javna nabava), te gotovo u potpunosti za kružnu ekonomiju. Kod ovakvih certifikacija provjeravaju se proizvod, proizvodni pogon i ponašanje tvrtke, sve temeljem kriterija održivosti u četiri područja materijala, energije i atmosfere, ljudskog zdravlja i ekosustava te društvene odgovornosti.

Provjere glede zaštite radnika i radnih uvjeta u lancu proizvodnje i opskrbe će se vršiti tijekom realizacije ugovora. 

Okvirni sporazum je sklopljen u prosincu 2020. na period od pet godina u vrijednosti od 16.964.000 €. Zaprimljeno je sedam ponuda od kojih tri predstavljaju glavne proizvođače stolaca na tržištu EU s godišnjim prometom do 80-215 milijuna €.

Ocjena tehničkog dijela ponuda bazirala se na tri glavne točke: tehnička usklađenost uzoraka  s tehničkim specifikacijama, zatim evaluacija okolišne kvalitete i ergonomskih aspekata. Dva ponuditelja nisu zadovoljila ovaj dio ocjenjivanja. Uspješan ponuditelj bio je Intestuhl, njemačka obiteljska tvrtka osnovana prije 60 godina, koja posluje u cijelom svijetu i ima 850 zaposlenih. Taj ponuditelj je dobio 92,5% bodova u ekološkim kriterijima i bio je jedini ponuditelj koji je imao oznaku FEMB 2017, razinu 3. Tvrtki je potrebno šest mjeseci za ishođenje ovog skupog certifikata koji vrijedi dvije godine. Ovaj certifikat obuhvaća 15 društvenih kriterija (zaštita zdravlja i upravljanje sigurnošću, ljudska i radna prava, politika društvene odgovornosti, vanjski standard zaštite zdravlja i upravljanja sigurnošću, angažman u projektima zajednice, izvještavanje o društvenoj odgovornosti – osnovna i napredna razina, opskrbni lanac – osnovna i napredna razina, kodeks ponašanja dobavljača, izvrsnost u društvenoj odgovornosti), a Interstuhl ih je ispunio 14.

Traženjem društvenih i okolišnih kriterija koji su zahtjevniji od onih koji se inače koriste Ured je htio jasno odaslati poruku da se zalaže za društvenu i okolišnu odgovornost, stvarajući tako primjer. Svi nabavljeni stolci su ispunjavali sve kriterije povezane sa životnim vijekom. Tri najvažnija okolišna elementa u ovoj nabavi su bila mogućnost izračuna ugljičnog otiska za osnovni uredski stolac, da osnovni uredski stolac sadrži najmanju količinu sintetičkih materijala te da se koriste reciklirani materijali za dijelove osnovnog uredskog stolca. Ovo je bilo prvi put da je Komisija uključila ovakve kriterije u dokumentaciju o nabavi. Ponuditelji su trebali omogućiti izračun ugljičnog otiska za osnovni uredski stolac, certificirano od treće strane. Okolišni kriteriji postavljeni su i za podugovaratelje koji su snabdijevali dijelove za stolce, poput tkanina i kože, a čija je obrada često štetna za okoliš.

Postavljanjem i ažuriranjem web stranice s on-line katalogom, sa svim administrativnim, pravnim i tehničkim informacijama, učinio je proces naručivanja učinkovitijim, smanjujući potrebu naručitelja za postavljanjem niza upita i zahtjeva prema drugoj ugovornoj strani.⁴

Bilo da je riječ o okolišnim kriterijima bilo da je riječ o društvenim kriterijima, a osobito kada su u pitanju kompleksne nabave, potrebno je odvojiti dovoljno vremena za detaljne pripreme koje svakako obuhvaćaju istraživanje tržišta, s ciljem prikupljanja najobjektivnijih informacija i postavljanja uvjeta i kriterija u dokumentaciju o nabavi koje tržište, odnosno gospodarski subjekti mogu ispuniti. Okolišni i društveni uvjeti su „evolucijska materija“, pa je vrlo bitno ažurirati postojeće informacije s kojima naručitelj raspolaže. U dokumentaciju o nabavi najbolje je uključiti one kriterije koji se mogu provjeriti na objektivan način te ograničiti na najmanju moguću mjeru one kriterije čije bi ocjenjivanje bilo podložno diskreciji. Konzultacije sa stručnjacima, bili oni drugi naručitelji ili pojedini vanjski eksperti, su uvijek dobrodošle. No, svaki predmet nabave je predmet za sebe, kao što su potrebe i mogućnosti pojedinih naručitelja različite, pa je uvjete i kriterije uvijek potrebno prilagođavati konkretnom postupku javne nabave.  

Kristina Zovko, dipl. iur., trener u području javne nabave