Uvode se službene iskaznice za zaposlenike u državnim tijelima

U skladu s razvojem informatičkog sustava i digitalizacijom usluga tijela državne uprave, te pravosudnih i drugih državnih tijela (dalje u tekstu: državna tijela), potrebno je omogućiti državnim dužnosnicima, pravosudnim dužnosnicima, te državnim službenicima i namještenicima (dalje u tekstu: zaposlenici državnih tijela) što jednostavniji i brži pristup različitim bazama podataka i aplikacijama koje koriste za obavljanje poslova te elektronički potpis akata.

Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva predlaže uvođenje službene iskaznice za zaposlenike državnih tijela u vidu elektroničke, odnosno digitalne kartice kao javne isprave, koja bi sadržavala podatke o pojedinom zaposleniku državnog tijela. Istovremeno navedena iskaznica koristit će se i za dokazivanje statusa zaposlenika državnog tijela, identifikaciju i registraciju pri ulasku u državno tijelo te za evidenciju radnoga vremena.

Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva korisnik je projekta UP.04.1.1.17.0001„Uspostava platforme sa elektroničkim uslugama za e/m Potpis i e/m-Pečat“, kojim će se doprinijeti povećanju učinkovitosti komunikacije unutar sustava državne uprave te u načinu pružanja elektroničkih usluga i njihovoj interakciji s građanima i poslovnim subjektima, kao korisnicima javnih usluga. Navedenim projektom će se razviti i uspostaviti platforma sa elektroničkim uslugama za proces elektroničkog i mobilnog potpisivanja, elektroničkog i mobilnog pečatiranja te provjeru valjanosti elektroničkog potpisa odnosno pečata, koji će se koristiti u elektroničkim javnim uslugama i biti dostupni sudionicima u okviru elektroničkog poslovanja državnih tijela.

Cilj je da se uspostavom ove platforme omogući elektroničko potpisivanje i pečatiranje raznih dokumenata. Ova platforma uspostavit će se kao zajednički dijeljeni servis državne uprave. Sustav će biti dizajniran na način da omogući jednostavno korištenje platformom od strane drugih elektroničkih usluga koja državna tijela pružaju svojim korisnicima, koje će biti nadograđene modulom za potpisivanje odnosno pečatiranje. U sklopu ovog projekta potrebno je pribaviti odgovarajuće digitalne certifikate za potrebe državnih tijela.

Projektom Uspostava platforme s elektroničkim uslugama za e/m-Potpis i e/m-Pečat  pribavit će se, između ostaloga, 30.000 službenih iskaznica, koje imaju multifunkcionalno obilježje, odnosno svaka iskaznica sadrži identifikacijski certifikat te certifikat za kvalificirani elektronički potpis.

Stoga se predlaže uvođenje službene iskaznice koja se izdaje za zaposlenike državnih tijela, osim onih koja su osnovana zakonom kojim se uređuje sigurnosno-obavještajni sustav Republike Hrvatske (Sigurnosno-obavještajna agencija, Vojna sigurnosno-obavještajna agencija, Operativno-tehnički centar za nadzor telekomunikacija, Zavod za sigurnost informacijskih sustava i Ured Vijeća za nacionalnu sigurnost).

Primjenom toga Zakona pojednostavit će se i ubrzati postupci koji se provode pred državnim tijelima zbog jednostavnijeg pristupa različitim bazama podataka i aplikacijama koje zaposlenici državnih tijela koriste za obavljanje poslova te korištenje elektroničkog potpisa akata te time stvoriti pretpostavke za učinkovitiji i sigurniji rad državnih tijela u digitalnom okruženju.

Zakonom o službenoj iskaznici propisuje se izdavanje i korištenje službene iskaznice kao službeničke digitalne isprave, kojom zaposlenici državnih tijela dokazuju svoj službeni status i elektronički identitet, odnosno status namještenika.

Službena iskaznica će se koristiti kao sredstvo za pristup elektroničkim uslugama te za aktivaciju drugih autentifikacijskih ili potpisnih sredstava i potpisivanje akata za koje će korisnik službene iskaznice biti ovlašten. Također, službena iskaznica moći će se koristiti i za fizičku identifikaciju i beskontaktnu primjenu radi registracije ulaska u prostorije državnog tijela i u druge svrhe propisane posebnim propisima.

Tim zakonskim rješenjem se propisuje sadržaj propisanog obrasca službene iskaznice, nadležnost za obavljanje poslova registracije sa svrhom izdavanja službenih iskaznica, provođenje postupaka izdavanja i izrade službenih iskaznica, zlouporabu, rokove važenja i dužnost poništavanja službene iskaznice, te prekršajnu odgovornost službenika.

Propisani obrazac službene iskaznice na svojoj prednjoj strani sadržava grb Republike Hrvatske, naziv: „Republika Hrvatska“, naziv: „službena iskaznica“, prostor za upis: prezimena, imena, datuma izdavanja, broja iskaznice, podataka za strojno čitanje (QR kod); te elektronički kontaktni čip i elektronički beskontaktni čip (čiji se sadržaj detaljnije uređuje), dok na svojoj stražnjoj strani može sadržavati elemente propisane posebnim zakonom, te elemente vidljivosti koji su utvrđeni projektom „Uspostava platforme s elektroničkim uslugama za e/m-Potpis i e/m-Pečat“ (ukoliko su za izdavanje takvih iskaznica osigurana sredstva iz tog projekta). Također, propisuje se iznimka da obrazac službene iskaznice može imati drugačiji izgled odnosno sadržaj, ukoliko je posebnim zakonom ili podzakonskim propisom drugačije određeno (primjerice, službene propusnice zaposlenika Ministarstva unutarnjih poslova te identifikacijske iskaznice i identifikacijske vojne iskaznice zaposlenika Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske).

Čelnik tijela državne uprave nadležan za službeničke odnose posebnim će pravilnikom propisati detaljniji izgled i sadržaj tog obrasca, kao i obrazac zahtjeva za izdavanje službene iskaznice.

Poslove registracije sa svrhom izdavanja službenih iskaznica za zaposlenike državnih tijela i uručenje službene iskaznice zaposlenicima obavljat će registracijski uredi u državnim tijelima, dok će iznimno, za zaposlenike pravosudnih tijela, te poslove obavljati registracijski ured tijela državne uprave nadležnog za pravosudna tijela. Također, zadaća je registracijskih ureda i da vode evidencije o izdanim službenim iskaznicama.

Registracijski uredi su u pravilu jedinice za ljudske potencijale u državnim tijelima, zbog čega neće biti potrebno ustrojavati posebne ustrojstvene jedinice, međutim poslove iz njihovog djelokruga mogu obavljati i službene osobe koje čelnik državnog tijela ovlasti za obavljanje tih poslova.

Postupak za izdavanje službene iskaznice zaposlenika propisuje se ovim zakonskim rješenjem na način da isti pokreće državno tijelo putem nadležnog registracijskog ureda po stupanju na dužnost odnosno početkom rada zaposlenika u državnom tijelu. Zatim, registracijski ured obrađuje zaprimljene zahtjeve, pri čemu obavlja poslove pripreme tih zahtjeva, tj. identificiranje korisnika, podnošenje autorizacijske liste za nabavu službenih iskaznica na odobrenje čelniku tijela, upućivanje zahtjeva s potrebnim certifikatima pružatelju usluga povjerenja te uručenje izrađene službene iskaznice korisniku.

Čelnik tijela državne uprave nadležan za poslove razvoja digitalnog društva detaljnije će pravilnikom urediti način rada registracijskih ureda i način vođenja evidencija o izdanim službenim iskaznicama.

Postupak izrade službene iskaznice utvrđuje se na način da je zaposlenik državnog tijela, za kojeg se podnosi zahtjev za izdavanje službene iskaznice, dužan s pružateljem usluge povjerenja sklopi ugovor o pružanju usluga certificiranja, kojim se utvrđuju prava i obveze ugovornih strana. Obveza je pružatelja usluge povjerenja da uspostavi odgovarajuće mrežno mjesto za upravljanje poslovima vezanim uz službene iskaznice, osigurava sadržaje i servise vezane za korištenje službeničke iskaznice, djeluje u statusu kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja te provodi integraciju u sustav e-Građani, sukladno propisima o državnoj informacijskoj infrastrukturi.

Na propisani način će korisnik službene iskaznice, kojem je putem odgovarajućeg mrežnog mjesta na službenoj iskaznici izdan identifikacijski certifikat, ostvariti pravo na aktivaciju odgovarajućeg programskog rješenja na pokretnim uređajima, putem kojeg upravlja svojim osobnim podacima i potvrđuje svoj elektronički identitet, a ukoliko je isti aktivirao programsko rješenje za pokretne uređaje i ima izdan potpisni certifikat na službenoj iskaznici, u tom slučaju može ostvariti pravo na udaljeni osobni kvalificirani potpisni certifikat.

Međutim, čelnik tijela će svojom odlukom odrediti zaposlenike državnog tijela koji imaju pravo na certifikat za udaljeni kvalificirani elektronički potpis odnosno tko je ovlašten potpisivati, primjerice na mobitelu ili drugom prijenosnom uređaju.

Ovim zakonskim rješenjem potrebno je propisati i zlouporabu službene iskaznice kao  korištenje službene iskaznice u privatne svrhe, pri čemu se privatna radnja predstavlja kao službena radnja ili za predstavljanje odnosno postupanje korisnika službene iskaznice u službenom svojstvu za koje nije ovlašten.

Također, potrebno je propisati i rok važenja službene iskaznice, na način da će službena iskaznica važiti tri godine od dana izdavanja ili do isteka roka trajanja odgovarajućeg certifikata, a najkasnije do prestanka dužnosti odnosno prestanka službe korisnika službene iskaznice.

Pritom se propisuje dužnost korisnika službene iskaznice da najkasnije u roku od 30 dana prije isteka važeće službene iskaznice odnosno isteka roka trajanja odgovarajućeg certifikata obavijesti registracijski ured o isteku roka važenja službene iskaznice, odnosno isteku roka trajanja odgovarajućeg certifikata. Naime, uvođenjem tog roka omogućava se službeniku da s još uvijek važećom službenom iskaznicom podnese zahtjev u skraćenom postupku (jer se služi postojećom službenom iskaznicom) za novom službenom iskaznicom, a čime se izbjegava situacija da službenik nema važeću službenu iskaznicu zbog isteka roka.

Ovim zakonskim rješenjem se propisuju i uvjeti za poništavanje službene iskaznice. Tako će registracijski ured bez odgode (po službenoj dužnosti) poništiti službenu iskaznicu i opozvati odgovarajuće certifikate u slučaju gubitka, zlouporabe ili oštećenja službene iskaznice, prestanka dužnosti odnosno službe korisnika službene iskaznice, prestanka ili izmjena ovlasti korisnika službene iskaznice u obavljanju poslova za koji su izdani certifikati ili promjene njegovih osobnih i drugih podataka koji su navedeni u službenoj iskaznici.

Međutim, korisniku službene iskaznice se propisuje dužnost da o razlozima gubitka ili oštećenja službene iskaznice, prestanka ili izmjene ovlasti korisnika službene iskaznice u obavljanju poslova za koji su izdani certifikati ili promjene njegovih osobnih i drugih podataka koji su navedeni u službenoj iskaznici bez odgode obavijesti nadležni registracijski sud i zatraži izdavanje nove službene iskaznice. U tom slučaju, registracijski ured će bez odgode pokrenuti postupak za izdavanje nove službene iskaznice, poništiti dotadašnju iskaznicu i opozvati pripadajuće certifikate te zaposleniku državnog tijela uručiti novu službenu iskaznicu.

Registracijski ured dužan je poništenu službenu iskaznicu brisati iz evidencije izdanih službenih iskaznica.

Ovim zakonskim rješenjem se utvrđuje i prekršajna odgovornost korisniku službene iskaznice u slučaju da ne obavijesti bez odgode nadležni registracijski ured o gubitku odnosno oštećenju službene iskaznice ili promjeni svojih osobnih i drugih podataka koji se navode u službenoj iskaznici, te u slučaju da zlouporabi službenu iskaznicu, kao i iznos kazne (u rasponu od 10,00 do 60,00 eura).

Završno, državna tijela bit će dužna, roku od šest mjeseci od dana stupanja na snagu toga Zakona, putem nadležnog registracijskog ureda pokrenuti postupak za izdavanje službenih iskaznica zatečenih zaposlenika. Za zaposlenike državnog tijela koji stupe na dužnost odnosno počnu raditi u državnom tijelu u roku od šest mjeseci od stupanja na snagu toga Zakona, izrijekom je propisan isti rok za izdavanje službenih iskaznica kao i za zatečene zaposlenike (dakle, ne odmah po stupanju na dužnost odnosno početkom rada u državnom tijelu).

Iznimno od toga, postupak za izdavanje službenih iskaznica zaposlenika Ministarstva unutarnjih poslova, Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske pokrenut će se u skladu s ovim Zakonom po isteku roka trajanja certifikata koje sadrže službene propusnice Ministarstva unutarnjih poslova te identifikacijske iskaznice i identifikacijske vojne iskaznice Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske, a koje su izdane u skladu s posebnim propisima.

Dosadašnje službene iskaznice zaposlenika državnih tijela koje se izdaju u skladu s posebnim propisima (primjerice, zaposlenika Državnog inspektorata), koristit će se i dalje u skladu s tim propisima, dok službene propusnice zaposlenika Ministarstva unutarnjih poslova te identifikacijske iskaznice i identifikacijske vojne iskaznice zaposlenika Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske važe do isteka trajanja certifikata koje sadrže.

Josip Petković, dipl. pravnik