Od početka 2023. obvezno je elektroničko uredsko poslovanje

Uvod

Uredba o Uredskom poslovanju ("Narodne novine" 75/2021.) stupila je na snagu još u srpnju 2021. godine, no s jedno važnom prijelaznom odredbom. Prema odredbi čl. 67. Uredbe, javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama ove Uredbe dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023. To znači da se „ručno“, tj. papirno vođenje upisnika i urudžbenog zapisnika, a koje je bilo predviđeno i moguće po staroj Uredbi o uredskom poslovanju ("Narodne novine" 7/2009.) ukida.

Poslovanje po dosadašnjim propisima

Podsjetimo se, stara Uredba iz 2009. je u čl. 20. navodila kako se u primljena, razvrstana i raspoređena pismena te vlastiti akti upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik, kao osnovne evidencije uredskog poslovanja, onoga dana i pod onim datumom kad su primljeni odnosno nastali. Ta odredba je dalje bila razrađivana u čl. 35. stare Uredbe, gdje je navedeno kako se pismena upravnog postupka prvog stupnja upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka prvog stupnja (Obrazac broj 3. – Upisnik predmeta upravnog postupka prvog stupnja), pismena upravnog postupka drugog stupnja u upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja (Obrazac broj 4. – Upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja), a pismena neupravnog postupka u urudžbeni zapisnik (Obrazac broj 5. – Urudžbeni zapisnik).

Stara Uredba je uključivala i obrasce navedenih upisnika koji su se nabavljali kao pojedinačni listovi (format 70x40 mm) te su se na kraju godine zaključivali u dalje trajno uvezivali. Čl. 40. stare Uredbe navodi kako se na kraju godine upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbeni zapisnik, uvezuju u jednu ili više knjiga. Zajedno s upisnikom predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbenim zapisnikom, uvezuje se i preslika plana klasifikacijskih, odnosno brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena za tu godinu. Nadalje je bilo propisano da ako se upisnik predmeta, odnosno urudžbeni zapisnik vode u elektroničkom obliku, na kraju godine se ispisuju i također uvezuju u jednu ili više knjiga.

Ukoliko obveznik Uredbe o uredskom poslovanju još uvijek vodi upisnike predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbeni zapisnik na navedeni način, papirno, treba s krajem ove godine zaključiti i uvezati ih te nastaviti poslovanje elektroničkim putem.

Primjena informacijskog sustava postaje obveza

Nova, aktualna Uredba iz 2021. ni ne predviđa postojanje spomenutih papirnih obrazaca, već se izričito navodi (čl. 7. Uredbe) kako se pismena evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja javnopravnog tijela.

Također, čl. 15. Uredbe navodi kako se pismena obrađuju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Upisom prvog pismena u informacijskom sustavu uredskog poslovanja u evidenciju predmeta upravnog ili neupravnog postupka osniva se predmet.

Prema Uredbi, informacijski sustav uredskog poslovanja je informacijski sustav pomoću kojeg se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, sukladno pravilima uredskog poslovanja.

Aktualna Uredba (čl. 15.) omogućava da se pojedinačni spisi i dalje vode papirno, otvaranjem omota spisa. Navodi se naime kako se o pismenima i prilozima primljenim u fizičkom obliku koje iz tehničkih razloga nije moguće pretvoriti u elektronički oblik sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja uz pismeno s naznakom sadržaja tog pismena i priloga te se otvara i omot spisa.

Napominjemo – ovaj izuzetak, mogućnost i daljnjeg klasičnog, „papirnog“ poslovanja se odnosi na pojedinačne spise, ali ne na vođenje odgovarajućih evidencija! Članak 18. Uredbe izričito propisuje kako se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja odvojeno vode evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja, evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja i evidencija predmeta neupravnog postupka na način propisan naputkom. U pitanju je Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja ("Narodne novine", br. 132/21).

Uredba dalje navodi (čl. 18.) kako se evidencija predmeta upravnog postupka i evidencija predmeta neupravnog postupka vode se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja na način da omogućavaju izradu izvješća propisanih spomenutim Naputkom.

Izuzeci u smislu daljeg korištenja papirnih obrazaca (primjerice jer je obveznik uredbe opsegom svog uredskog poslovanja malen) nisu previđeni, a stoga ni dozvoljeni. Svi obveznici Uredbe dužni su od 1. siječnja 2023. voditi svoje evidencije unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja, dakle papirni obrasci odlaze u povijest.

Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja

Kratko ćemo se osvrnuti i na početak primjene Naputka o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja. On je donesen u prosincu 2021. s prijelaznom odredbom po kojom su javnopravna tijela dužna su uskladiti plan klasifikacijskih oznaka s odredbama Naputka do 1. siječnja 2022.

Međutim, zbog kratkoće vremena, većina javnopravnih tijela to u praksi nije napravila, već su i u 2022. primjenjivala stari sustav klasifikacijskih oznaka donijevši godišnji plan javnopravnog tijela za 2022. temeljen na već prastarom Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata ("Narodne novine", broj 38/88.).

Kako taj Pravilnik iz već jako davne 1988. godine više nije na snazi, potrebno je za 2023. godinu osuvremeniti i sustav klasifikacijskih oznaka javnopravnog tijela, sukladno Naputku koji je na snazi i u punoj primjeni. Dakle, postupiti prema čl. 2. Naputka gdje se određuje kako čelnik javnopravnog tijela donosi plan klasifikacijskih oznaka koji obuhvaća poslove iz djelokruga tog tijela, sukladno Uredbi o uredskom poslovanju.

izv. prof. dr. sc. Goran Vojković