U radu škola sve su češće situacije u kojima roditelji, nakon prijave nasilja među učenicima ili drugog oblika neprimjerenog ponašanja, traže uvid u dokumentaciju koju je škola prikupila tijekom postupanja. Takvi zahtjevi razumljivi su iz perspektive roditelja koji žele saznati što se dogodilo i na temelju kojih je činjenica škola poduzimala određene mjere. Međutim, upravo u takvim slučajevima dolazi do kolizije dvaju prava koja uživaju jednaku pravnu zaštitu i to prava roditelja na pristup osobnim podacima vlastitog djeteta i prava druge djece na zaštitu njihove privatnosti.
Pravo roditelja na uvid u školsku dokumentaciju
Na to je pitanje odgovorila Agencija za zaštitu osobnih podataka (skr. AZOP; u daljnjem tekstu AZOP ili Agencija)1, dajući mišljenje povodom zahtjeva roditelja za uvid u spis predmeta koji je škola vodila nakon prijave zlostavljanja učenika. Iako se mišljenje odnosi na konkretan slučaj, stajališta koja iz njega proizlaze mogu poslužiti kao smjernice svim školama koje se susreću sa sličnim zahtjevima.
Prije svega, valja imati na umu da dokumentacija koja nastaje tijekom provođenja mjera zaštite osobnih prava i dobrobiti djeteta ima poseban status. Člankom 21. Pravilnika o mjerama zaštite osobnih prava i dobrobiti djeteta ("Narodne novine" br. 123/15., 87/22.) propisano je da su osobni podaci prikupljeni i obrađeni tijekom provođenja tih mjera službena tajna te da se na njih primjenjuju propisi kojima se uređuje zaštita osobnih podataka. Riječ je o dokumentaciji koja redovito sadrži podatke o maloljetnicima, njihovim obiteljima, izjavama učenika, očitovanjima roditelja, bilješkama stručnih suradnika i drugim podacima koji zahtijevaju povećanu razinu zaštite.
Obveza zaštite takvih podataka proizlazi i iz Zakona o općem upravnom postupku ("Narodne novine" br. 47/09., 110/21.) Članak 11. stavak 2. navedenog zakona propisuje kako se tijekom postupka moraju zaštititi osobni i tajni podaci sukladno propisima kojima se uređuje zaštita osobnih podataka odnosno tajnost podataka. Time je jasno da pravo na uvid u dokumentaciju nije neograničeno, već se uvijek ostvaruje uz poštovanje prava drugih osoba čiji se podaci nalaze u spisu predmeta.
Pravo na pristup osobnim podacima nije pravo na uvid u cijeli spis
Roditelji kao zakonski zastupnici maloljetnog djeteta ostvaruju prava ispitanika propisana Općom uredbom o zaštiti podataka. Među njima je i pravo na pristup osobnim podacima iz članka 15. Uredbe, koje uključuje pravo na potvrdu obrađuju li se osobni podaci djeteta, pristup tim podacima te informacije o njihovoj obradi. Ako se podaci obrađuju, voditelj obrade dužan je osigurati i kopiju osobnih podataka koji se odnose na ispitanika.
U praksi se, međutim, često pogrešno smatra da pravo na pristup osobnim podacima automatski znači i pravo na uvid u cjelokupni spis predmeta. Takvo tumačenje ne proizlazi ni iz Opće uredbe niti iz prakse europskih tijela za zaštitu podataka.
Naime, člankom 15. stavkom 4. Uredbe izričito je propisano da pravo na dobivanje kopije osobnih podataka ne smije negativno utjecati na prava i slobode drugih osoba. Drugim riječima, ostvarivanje prava jednog ispitanika ne može dovesti do povrede prava drugoga.
Takvo stajalište dodatno potvrđuje Europski odbor za zaštitu podataka u Smjernicama 01/2022 o pravu na pristup2. U Smjernicama se naglašava da se pravo pristupa odnosi isključivo na osobne podatke ispitanika, a ne i na osobne podatke drugih osoba koji se nalaze u istom dokumentu. Stoga je voditelj obrade dužan u svakom pojedinom slučaju procijeniti bi li otkrivanje određenih podataka moglo negativno utjecati na prava i slobode drugih osoba.
Zaštita osobnih podataka drugih učenika
U školskom okruženju takva procjena posebno je važna jer dokumentacija nastala nakon prijave nasilja ili drugog neprimjerenog ponašanja gotovo nikada ne sadrži isključivo podatke jednog učenika. U pravilu uključuje podatke druge djece, njihove izjave, podatke roditelja ili skrbnika, očitovanja nastavnika i stručnih suradnika te druge informacije koje su bile potrebne kako bi škola utvrdila činjenice i poduzela odgovarajuće mjere.
Kada bi se takva dokumentacija dostavljala u cijelosti, roditelj jednog učenika dobio bi pristup i osobnim podacima druge djece, identitetu mogućih žrtava, prijavitelja ili svjedoka. Takvo bi postupanje bilo teško uskladiti s temeljnim načelima zaštite osobnih podataka, osobito s načelom smanjenja količine podataka iz članka 5. stavka 1. točke (c) Uredbe prema kojem osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhu njihove obrade.
Upravo zbog toga Agencija za zaštitu osobnih podataka smatra da je, kada je izvor osobnih podataka druga fizička osoba, prilikom postupanja po zahtjevu roditelja za uvid u spis potrebno anonimizirati osobne podatke drugih osoba. To se prije svega odnosi na podatke druge djece uključene u događaj, djece koja su eventualno žrtve nasilja, njihovih roditelja ili skrbnika, ali i svih drugih osoba čiji bi identitet mogao biti otkriven iz sadržaja dokumentacije.
Pritom anonimizacija ne znači samo uklanjanje imena i prezimena. Ako se iz sadržaja dokumenta, opisa događaja ili drugih okolnosti može utvrditi identitet određene osobe, potrebno je procijeniti treba li zaštititi i takve podatke. Upravo zato nije moguće unaprijed odrediti jedinstveno pravilo koje bi vrijedilo za svaki slučaj.
Uloga škole i službenika za zaštitu podataka
Mišljenje Agencije potvrđuje da škole ne bi smjele automatizmom ni odobravati ni odbijati zahtjeve za uvid u dokumentaciju. Jednako je pogrešno zauzeti stajalište da roditelj uvijek ima pravo na uvid u cijeli spis samo zato što se postupak odnosi na njegovo dijete, kao i unaprijed zaključiti da uvid nije moguć zato što dokumentacija sadrži podatke drugih osoba. Svaki zahtjev zahtijeva pojedinačnu procjenu okolnosti konkretnog slučaja.
U toj procjeni važnu ulogu ima službenik za zaštitu podataka. Budući da su škole kao tijela javne vlasti obvezne imenovati službenika za zaštitu podataka, njegova je zadaća savjetovati voditelja obrade o pravilnoj primjeni propisa o zaštiti osobnih podataka te pomoći u određivanju opsega podataka koji se mogu učiniti dostupnima podnositelju zahtjeva.
Takvim se pristupom smanjuje rizik od nezakonitog otkrivanja osobnih podataka, ali i od neopravdanog ograničavanja prava roditelja na pristup podacima vlastitog djeteta.
Umjesto zaključka
Mišljenje Agencije za zaštitu osobnih podataka još jednom potvrđuje da pravo roditelja na pristup osobnim podacima djeteta nije sporno. Ono što u praksi često izaziva dvojbe jest opseg tog prava kada se podaci djeteta nalaze u dokumentaciji koja istodobno sadrži i osobne podatke drugih učenika, njihovih roditelja ili drugih sudionika postupka.
Upravo zato zahtjeve za uvid u pedagošku dokumentaciju nije moguće rješavati prema unaprijed zadanim obrascima. Svaki slučaj zahtijeva procjenu sadržaja dokumentacije, svrhe zbog koje se podaci otkrivaju te mogućeg utjecaja na prava drugih osoba. Kada je to potrebno, osobni podaci drugih osoba moraju se anonimizirati kako bi se istodobno zaštitilo pravo roditelja na pristup podacima vlastitog djeteta i pravo drugih učenika na privatnost.
Takvo postupanje nije samo zahtjev Opće uredbe o zaštiti podataka, već i nužan preduvjet očuvanja povjerenja u postupke koje škole provode radi zaštite prava i dobrobiti djece.
Maja Bilić Paulić, odvjetnica
IZVORI:
^ 1 AZOP kao samostalno i neovisno državno tijelo, nadzire provedbu Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. 04. 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka ili Uredba) i obavlja poslove u okviru djelokruga i nadležnosti utvrđenih Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka („Narodne novine“, br. 42/18).
^ 2 Tekst Smjernica dostupan je na sljedećoj poveznici: https://www.edpb.europa.eu/system/files/documents/2024-04/edpb_guidelines_202201_data_subject_rights_access_v2_hr.pdf
