U svakom poslovanju postavlja se pitanje koji su to rizici koji nas mogu dovesti u nepovoljan položaj kako za zaposlenike tako i za samu organizaciju. Upravljanje rizicima je zakonska obveza i obvezni element dobrog upravljanja svake organizacije. Strategija upravljanja rizicima ocrtava ciljeve i koristi upravljanja rizicima, odgovornosti za upravljanje rizicima i daje pregled okvira koji će se uspostaviti kako bi se uspješno upravljalo rizicima.
Strategija upravljanja rizicima ima za cilj poboljšati učinkovitost upravljanja rizicima, uspostaviti koordinaciju upravljanja rizicima, u potpunosti integrirati upravljanje rizicima, osigurati da upravljanje rizicima obuhvaća sva područja rizika, realno planirati i efikasno upravljati te naravno jačati povjerenje u upravljački sustav.
Upravljanje rizicima definirano je Zakonom o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru („Narodne novine“ broj 78/15., 102/19.) gdje je člankom 12. Zakona propisano kako odgovorna osoba neke institucije treba uspostaviti upravljanje rizicima kao cjelovit proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika u odnosu na poslovne ciljeve kako bi se isti taj rizik i smanjio.
Što znači zapravo „upravljati rizicima“
Upravljati rizicima znači unaprijed razmišljati o potencijalnim događajima koji mogu nastati, učincima i posljedicama s kojima se institucije mogu suočiti u budućnosti i poduzimati mjere kako bi se rizici minimalizirali. Učinkovito upravljanje rizicima omogućava donošenje kvalitetnijih odluka, bolje planiranje i optimiziranje raspoloživih sredstava, bavljenje prioritetima te izbjegavanje budućih problema koji se mogu pojaviti u poslovanju. Upravljati rizicima u biti označava gledati u budućnost i pravovremeno uočiti ključne rizike. Time će se postići financijski učinci koji će i sanirati probleme odnosno sve te posljedice.
Prve smjernice za upravljanje rizicima kod korisnika proračuna izradilo je Ministarstvo financija 2009. godine, a služilo je kao podloga za uvođenje sustavnog pristupa upravljanju rizicima. U cilju daljnjeg unaprjeđenja upravljanja rizicima pripremljene su i nove Smjernice kojima se između ostalog, uvodi i podjela na strateške i operativne rizike. Svrha donošenja tih smjernica je zapravo pomoći institucijama javnog sektora da se to upravljanje rizicima shvati i kao dio svakodnevnog posla, a da rezultat u konačnici bude od velike koristi za upravljanje u poslovanju. Osnovni preduvjet uspješne provedbe mjera upravljanja rizicima nije samo postojanje standardiziranih metoda predviđanja rizika već i nadzor što ga provode regulativne institucije,a zatim postojanje internih revizija unutar tih samih institucija.
Strateški - operativni ciljevi
Kada pričamo o Županiji kao jedinici regionalne samouprave, njezini strateški ciljevi su sadržani u županijskoj razvojnoj strategiji i drugim strateškim dokumentima koje provodi Županija. Da bi upravljanje rizicima postalo sastavni dio postupka planiranja važno je da se prilikom izrade planskih dokumenata razmotre rizici koji mogu utjecati na njihovu provedbu. Utvrđivanje rizika uključuje identifikaciju potencijalnih rizika i uzroka rizika, kao i potencijalne posljedice rizika. Rizici se utvrđuju i evidentiraju na propisanim obrascima. Strateški rizici su neželjeni događaji koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje dugoročnih i srednjoročnih ciljeva. Upravljanje strateškim rizicima odgovornost je odgovorne osobe koja za potrebe upravljanja strateškim rizicima usko surađuje s najvišom razinom rukovodstva u instituciji. Upravljanje strateškim rizicima treba razvijati kao sastavni dio procesa strateškog planiranja i donošenja ključnih odluka na najvišoj rukovodećoj razini.
Međutim operativni rizici su neželjeni događaji koji mogu nepovoljno utjecati na provedbu funkcija, aktivnosti i procesa u zadanim rokovima, na razinu kvalitete usluge ili na druge propuste. Ostale institucije iz nadležnosti županije mogu uspostaviti vlastite registre rizika kada je to potrebno ili kada to Županija zatraži od njih. Rukovoditelji ustrojstvenih jedinica odgovorni su za upravljanje rizicima koji mogu utjecati na ostvarenje poslovnih ciljeva iz njihove nadležnosti.
Temeljne odrednice postupanja Županije prema rizicima
Opći model upravljanja rizicima, koji uspostavlja Županija sastoji se od sljedećih koraka:
1. utvrđivanje rizika
2. procjena rizika
3. postupanje po rizicima
4. praćenje i izvještavanje o rizicima
Ciklusi upravljanja rizicima
1. utvrđivanje rizika
Utvrđivanje rizika vezano uz donošenje odluka uspostavlja se na razini upravnih tijela, a pročelnici upravnih tijela odgovorni su za utvrđivanje rizika. U županiji utvrđivanje rizika uključuje identifikaciju potencijalnih rizika i uzroka rizika, kao i potencijalne posljedice rizika. Oni se zapravo i utvrđuju na propisanim obrascima. Zato se vodi već ranije spomenuti registar rizika. On je tako reći, baza podataka za sve informacije o rizicima.
U Županiji se vodi registar rizika na razini upravnih tijela i jedinstveni registar rizika na razini županije. Registri rizika na razini upravnih tijela vode se u Excel tablici koju ažuriraju osobe zadužene za praćenje rizika na razini upravnih tijela, međutim na razini Županije je stvar malo drugačija i ažurnija. U Županiji ih objedinjava koordinator zadužen za uspostavu procesa upravljanja rizicima u jedinstvenom Registru rizika Županije.
1.1. Metode utvrđivanja rizika
• korištenje podataka iz postojećih analiza (realizacija planskih dokumenata, razna izvješća unutarnje i vanjske revizije)
• posebni upitnici prilagođeni aktivnostima korisnika
• održavanje zajedničkih radionica („brainstorming“)
2. Procjena rizika
Procjena rizika obavlja se na temelju dvije vrste ulaznih informacija, a to su procjena učinka i procjena vjerojatnosti pojave rizika. Pitate se vjerojatno kolika može biti ukupna izloženost riziku? Ona se dobiva množenjem bodova za učinak s bodovima za vjerojatnost (rizik s najvećim učinkom se procjenjuje s ocjenom tri). Ukupna izloženost riziku može biti niska, srednja i visoka. Za mjerenje rizika u Županiji koristi se matrica 3 x 3 (slika ispod).
2.1. Situacije u kojima Županija smatra rizik kritičnim
Županija rizik smatra kritičnim ako je ocijenjen najvišom ocjenom rizika (6 ili 9) i to u sljedećim situacijama:
• ako je posljedica rizika povreda zakona i drugih propisa
• ako se dovodi u pitanje sigurnost zaposlenika
• ako predstavlja izravnu prijetnju prema uspješnom završetku projekta
• ako dovodi do financijskih gubitaka
• ako ima bilo kakav negativan utjecaj na ugled Županije
Na temelju članka 18. stavka 6. Zakona o zaštiti na radu ("Narodne novine" br. 71/14., 118/14., 154/14., 94/18., 96/18.) donijet je Pravilnik o izradi procjene rizika koji sam spomenula u uvodnom dijelu, a kasnije i Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o izradi procjene rizika („Narodne novine“ br. 129/2019.) gdje se propisuju uvjeti, način i metode izrade procjene rizika, obvezni sadržaji obuhvaćeni procjenom i podaci na kojima se procjena rizika temelji te klasifikaciju opasnosti, štetnosti i napora na radu i u vezi s radom. To puno pomaže u samom shvaćanju potencijalnih opasnosti rizika te kako se nositi s njim kroz cijeli sustav upravljanja u organizaciji.
2.2. Matrica rizika 3x3
Zeleni rizici - ne zahtijevaju daljnje djelovanje,
Žuti rizici - treba ih uvijek nadzirati i držati pod kontrolom, a
Crveni rizici - smatraju se izrazito opasnima i zahtijevaju trenutnu intervenciju.
3. Postupanje po rizicima
Vjerojatnost i učinak rizika smanjuje se izborom prikladnog odgovora na rizik. Odluka ovisi o važnosti rizika te o toleranciji i stavu prema riziku. Za svaki rizik treba izabrati jedan od sljedećih odgovora na rizik:
a) smanjivanje i ublažavanje rizika, poduzeti mjere da se smanji vjerojatnost ili učinak rizika
b) prihvatiti rizik, kada su mogućnosti za poduzimanje mjera ograničene ili su troškovi poduzimanja nesrazmjerni u odnosu na moguće koristi, s tim da rizik treba pratiti kako bi se osiguralo da ostane na prihvatljivoj razini.
Najvažnije je da je svaka radnja koja se planira poduzeti kao odgovor na rizik proporcionalna riziku.
4. Izvještavanje o rizicima
Kako bi praćenje rizika i izvještavanje bilo učinkovito registri rizika moraju se redovito ažurirati u pogledu novih rizika, rizika koji se prate, rizika koji su prihvaćeni, rizika na koje se nije moglo djelovati na planirani način. Međutim, da bi se poboljšala učinkovitost upravljanja rizicima i osiguralo da su ključni rizici prepoznati uspostavlja se odgovarajući sustav praćenja i izvještavanja o rizicima i to na razini upravnih tijela i na razini Županije. Na razini Županije to su godišnji sastanci župana, zatim koordinatora za uspostavu procesa upravljanja rizicima i pročelnika upravnih tijela radi pregleda i rasprave o učinkovitosti poduzetih radnji, razmatranja procjene učinaka te određivanja jesu li potrebne dodatne aktivnosti radi postizanja prihvatljive razine rizika. Često puta hvatanje u koštac s pojavljivanjem rizika dovodi i do sveukupnog revidiranja općenitog poslovanja organizacije ili njezinog djelovanja na druge segmente.
Registar rizika Županije
Registar rizika je baza podataka za sve informacije o rizicima. Zbog osiguranja odgovarajućih informacija koje su nužne za ekonomično i djelotvorno upravljanje rizicima kao cjelovitim procesom utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika te kako bi se poduzele potrebne mjere radi smanjenja rizika koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva i zaštite sredstava od rizika gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korištenjem te zaštite od drugih oblika nepravilnosti uspostavlja se i vodi Registar rizika na razini Županije. Registar rizika se ažurira najmanje jednom godišnje nakon donošenja Strateškog plana Ministarstva. To je u biti najveći pokazatelj funkcionalnosti.
Sustav upravljanja rizicima zapravo je podsustav sustava upravljanja organizacije, koji zajedno s drugima čini jednu složenu interakciju. To je cjeloviti proces obuhvaćanja, mjerenja i nadziranja relevantnih i potencijalnih rizika, ali najvažnije je da tada možemo analizirati potencijalne gubitke. Okvirna načela upravljanja rizicima su i to da su oni nužno povezani s postizanjem gospodarskog uspjeha, da ih treba usmjeravati putem instrumenata sustava upravljanja rizicima te da nijedna odluka ne smije povlačiti rizik opstanka organizacije. (ISO 31000:2009; „Risk Management- Principles and guideline,“ ; „Upravljanje rizicima - Načela i smjernice“).
Statistički pokazatelji
Provedeno je i istraživanje na uzorku od 79 menadžera velikih hrvatskih poduzeća. Ti rezultati pokazuju da hrvatski menadžeri imaju veliku sklonost riziku. Muškarci su skloniji riziku (75%) od žena (25%). Istovremeno u vrhovnom menadžmentu je 75% muškaraca u odnosu na samo 25% žena. Rezultati pokazuju i da sklonost riziku opada sa starošću menadžera. Rizici su postojani u svim sferama poslovanja i postoji odgovornost pojedinca, a posebno menadžera za upravljanje rizicima. Na strateškoj razini pogotovo se donose odluke koje su karakteristične za visoki stupanj rizika. Zato je potreba za strategijom upravljanja rizicima potrebna. To je zapravo globalni problem koji zahtijeva i takvo rješavanje. Zbog standardizacije pristupa u izgradnji sustava upravljanja rizicima pristupilo se izradi međunarodnih normi čija je svrha postupanje na globalnoj razini. Rezultat takvih nastojanja su brojne norme koje su bitan segment poboljšanja kvalitete u svakom poslovanju.
Zaključno, rizik nije moguće izbjeći u nijednom segmentu poslovanja. Rizici su tu da ulazimo u njih, ali planski i oprezno. To je ono što nam je potrebno kako bi naposljetku i bolje poslovali u konačnici jer se rješavanjem i ulaženjem u problematiku rizika svjesnije ponašamo i snalazimo u danim situacijama. Imamo veliki broj primjera u poslovanju gdje su veći financijski gubici nastali zbog nepostojanja strategije upravljanja rizikom. Rizikom možemo smatrati i situacije u vezi zaštite na radu, poštivanje rokova i donošenje rješenja unutar zakonom određenih rokova, interni nadzor poslovanja, donošenje pravovremenih izvješća itd. Bitno je usvojiti određenu strategiju upravljanja. Hoće li to biti neki Akcijski plan donošenja, Strateški plan, neki Pravilnik ili Odluka sasvim je svejedno, ali strateškim ciljevima će se doći do integracije upravljanja rizikom u poslovanje svih organizacija. Smatram da strategija upravljanja rizikom doprinosi uspjehu, kontinuitetu, ugledu i poslovnoj etici, što je i najbitnije.
Ivana Glogoški, dipl.iur
Izvori:
1. Udovičić, A.Kadlec, Ž. – „Analiza rizika upravljanja poduzećem“, Veleučilište u Šibeniku, Praktični menadžment, Val. IV.br.1.,Faze postupka upravljanja rizikom;
2. Pravilnik o izradi procjene rizika („Narodne novine“ broj 112/2014)
3. Evgeny Avamesov“; „Risk Managament in ISO 9000 Series Standards“, International Coference on Risk Assesment and Managament, Genova, 2009.)
4. Zakon o zaštiti na radu („Narodne novine broj 71/2014.)
