Izdavanje potvrde o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija, kao i potvrde o kojima se ne vodi službena evidencija, uređeno je odredbama Zakona o općem upravnom postupku ("Narodne novine", br. 47/09., dalje: ZUP: v. članak 159. i 160. toga Zakona). To, međutim, ne znači da se potvrde izdaju u upravnom postupku, niti da imaju supstancijalna obilježja pozitivnoga upravnog akta, ako posebnim zakonom nije drukčije određeno.
Kada se podnositelju zahtjeva izda potvrda traženog sadržaja, to nije učinjeno u okviru upravnog postupka - izdavanjem tražene potvrde ne rješava se upravna stvar (članak 2., vezano uz članak 1. ZUP-a).
Do aktiviranja upravnog postupka dolazi kada javnopravno tijelo odbije zahtjev za izdavanje potvrde (tj. zahtjev za izdavanje potvrde traženog sadržaja), odnosno kada odbije zahtjev za izmjenu izdane potvrde, o čemu je dužno donijeti rješenje (članak 159. stavak 5. i 6 i članak 160. stavak 3. ZUP-a). Protiv rješenja stranka ima pravo žalbe (ako u odnosu na rješenja odnosnog tijela žalba nije isključena), uz sudsku zaštitu u upravnom sporu.
Kako potvrde nisu upravni akti, ne podliježu poništenju, ukidanju i sl. (poništen/ukinut može biti upravni akt o pravu, ovlasti, statusu i sl. na kojem se potvrda temelji). U upravnoj i upravnosudskoj praksi razvijena je varijanta rješenja kojim se utvrđuje da podaci sadržani u potvrdi (više) nisu vjerodostojni. Takvo rješenje jest upravni akt, što razumijeva vođenje upravnog postupka, eventualno i upravnog spora. Postupak donošenja spomenute vrste rješenja pokreće se po službenoj dužnosti. Onaj tko predlaže da u odnosu na neku potvrdu bude doneseno takvo rješenje ima položaj inicijatora postupka po službenoj dužnosti iz članka 42. ZUP-a. Usto, kada mjerodavni posebni propis to omogućuje, druga osoba – koja sadržaj izdane potvrde smatra nevjerodostojnim – može kao podnositelj zatražiti izdavanje potvrde drukčijeg sadržaja, uz daljnju zaštitu u slučaju donošenja rješenja kojim se taj zahtjev odbija.
Pri tome nije riječ o (ne)vjerodostojnosti isprave iz članka 60. stavka 3. ZUP-a, koja odredba se odnosi na sumnju je li potvrdu (u konkretnom sadržaju) uopće izdalo nadležno tijelo (u pravilu, kod sumnje u krivotvorenje).
I kada nije doneseno rješenje kojim se utvrđuje da podaci sadržani u potvrdi nisu vjerodostojni, potvrda o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija, sa svojstvom javne isprave (članak 60. stavak 2. ZUP-a, vezano uz članak 159. stavak 2. toga Zakona) nema apsolutnu dokaznu snagu, već se u konkretnom slučaju može pobijati (oboriva presumpcija da javne isprave dokazuju ono što se njima utvrđuje ili potvrđuje). Primjerice, pri istodobnom postojanju izvršnog rješenja kojim je poništena ili ukinuta odluka o primitku u hrvatsko državljanstvo, osoba će se u pogledu sadašnjega državljanskog statusa bezuspješno pozivati na dokaznu snagu ranije izdane javne isprave kojom se dokazuje hrvatsko državljanstvo.
Potvrde o činjenicama o kojima se ne vodi službena evidencija nemaju svojstvo javne isprave, niti obvezuju javnopravno tijelo kojem su podnesene kao dokaz (članak 160. stavak 2. ZUP-a).
Ako je, pak, riječ o ispravi koja nema bitna obilježja potvrde, niti se izdaje u upravnom postupku, smatramo da bi se njezino (ne)izdavanje načelno moglo smatrati drugim oblikom postupanja javnopravnog tijela (članak 156., povezano sa člankom 122. ZUP-a), u kojem slučaju postoji pravo na prigovor, o kojem se odlučuje u upravnom postupku.
doc. dr. sc. Alen Rajko
