Javnobilježničke ovjere u pravilu se obavljaju u javnobilježničkom uredu, no, u slučaju opravdanih razloga, ovjere potpisa ili rukoznaka mogu se obavljati i izvan javnobilježničkog ureda. U tom slučaju osoba koja traži ovjeru izvan javnobilježničkog ureda dužna je, na zahtjev javnog bilježnika, prethodno položiti predujam za pokriće putnih i drugih troškova. Kad se ovjera potpisa ili rukoznaka obavlja izvan javnobilježničkog ureda, o tome se sastavlja zapisnik. U zapisniku moraju biti sadržani svi podaci iz upisnika za ovjeru.
Način ovjere javnobilježničkih posvjedočenja (potpisa, rukoznaka, prijepisa, prijevoda, izvoda iz trgovačkih i poslovnih knjiga) te način izdavanja potvrde o vremenu kad je isprava predočena, propisan je člancima 51.-54. Javnobilježničkog poslovnika (Narodne novine 38/94, 82/94, 37/96, 151/05, 115/12 i 120/14).
Javnobilježničke potvrde odnosno posvjedočenja imaju dokaznu snagu javne isprave samo ako odgovaraju odredbama članka 74.- 92. Zakona o javnom bilježništvu (Narodne novine 78/93, 29/94, 162/98, 16/07, 75/09 i 120/16).
Javni bilježnik ovlašten je potvrditi da se prijepis odnosno preslika bilo koje isprave slaže s njezinim izvornikom ili ovjerenim prijepisom/preslikom izvorne isprave. Međutim, treba imati na umu da se ovjerena preslika zadužnice ne smatra ovršnom ispravom na temelju koje se može tražiti ovrha:
„Nesporno je da je ovrhovoditelj podnio prijedlog za ovrhu predlažući ovrhu na nekretnini ovršenice i to temeljem Suglasnosti o zapljeni računa - zadužnice br. OV-9623/08 potvrđene po javnom bilježniku I. K. iz Č. dana 29. rujna 2008.g. koju ispravu je uz prijedlog za ovrhu priložio u preslici ovjerenoj po javnom bilježniku M. Z. iz Č. dana 31. siječnja 2012.g. pod brojem OV-705/12 u kojoj ovjeri stoji da se izvorna isprava nalazi kod podnositelja isprave.
Imajući u vidu da se sukladno odredbi čl. 214. st. 1. OZ-a zadužnica izdaje u jednom primjerku i da ista ima učinak ovršne isprave na temelju koje se može tražiti ovrha protiv dužnika na drugim predmetima ovrhe, to ovaj sud prihvaća pravilnim stajalište prvostupanjskog suda da preslika zadužnice pa makar i ovjerena po javnom bilježniku, ne može predstavljati ovršnu ispravu podobnu da se temeljem nje odlučuje o prijedlogu za ovrhu na drugom predmetu ovrhe budući da tek zadužnica u izvorniku ima učinak ovršne isprave. Zadužnica je prvenstveno sredstvo naplate pa preslika takvog sredstva ne može predstavljati ovršnu ispravu u smislu odredbe čl. 214. st. 7. OZ-a.“ - Županijski sud u Varaždinu, broj Gž-3978/13-2 od 20. siječnja 2014.)
Javni bilježnik može potvrditi i da je stranka u njegovoj nazočnosti svojeručno potpisala neko pismeno ili na njega stavila svoj rukoznak, te da je potpis ili rukoznak koji već postoje na pismenu stranka pred njim priznala kao svoj – ovjera potpisa (legalizacija).
Prilikom ovjere potpisa javni bilježnik nije dužan ispitivati imaju li sudionici pravnog posla ovlaštenje za njegovo sklapanje:
„Primjenjujući odredbu čl. 77. st. 4. ZJB na konkretni slučaj treba reći da revident u reviziji neosnovano tvrdi da je osiguranica tuženika, javni bilježnik V. Š. prilikom ovjere potpisa opunomoćenika tužitelja na kupoprodajnom ugovoru od 26. lipnja 2003. trebala provjeravati valjanost punomoći, odnosno ovlaštenje opunomoćenika za sklapanje pravnog posla te da je sukladno čl. 34. st. 2. ZJB trebala na to upozoriti stranke i uskratiti ovjeru potpisa punomoćnika prodavatelja.
Budući da je u konkretnom slučaju osiguranica tuženika, kao javni bilježnik, samo ovjeravala potpis B. Ž. na kupoprodajnom ugovoru prema pravnom shvaćanju ovoga suda nižestupanjski sudovi su odlučujući o osnovanosti tužbenog zahtjeva pravilno primijenili materijalno pravo iz čl. 77. st. 4. ZJB kada su ocijenili da osiguranica tuženika nije protupravno postupala. - Vrhovni sud RH, broj Rev 906/11-2 od 9. studenog 2016.)
Ako je javni bilježnik istodobno i stalni sudski tumač za neki strani jezik, uz suglasnost ministarstva može biti ovlašten za sastavljanje i ovjeru točnosti prijevoda s tog jezika i na taj jezik. Također, za sastavljanje i ovjeru prijevoda mogu biti ovlašteni i javnobilježnički prisjednik, savjetnik ili vježbenik ako su istodobno i stalni sudski tumači za neki strani jezik i dobiju prethodno odobrenje nadležnog ministarstva.
Kad je to potrebno, javni bilježnik može potvrditi i vrijeme kad je isprava njemu, ili u njegovoj nazočnosti kojoj drugi osobi, predočena. Na samoj ispravi stavlja se točna naznaka dana, mjeseca i godine, a ako stranka to zahtijeva, može se staviti i točna naznaka sata.
Javni bilježnik može ovjeriti i izvod iz trgovačkih i poslovnih knjiga. Ako je prethodno obavio uvid u sudski ili slični registar odnosno ovjereni izvor iz registra, javni bilježnik može izdati i potvrdu o ovlasti za zastupanje. Naravno, ta ovlast mora proizlaziti iz sudskog ili sličnog registra i ima istu dokaznu snagu kao i potvrda registarskog suda.
Uvidom u neki javni registar, javni bilježnik može izdati i potvrde o drugim činjenicama iz registara poput potvrde o postojanju ili sjedištu neke pravne osobe, o statusnim promjenama, o promjeni tvrtke ili drugim pravno važnim činjenicama koje proizlaze iz javnog registra.
Javni bilježnik ovlašten je i za potvrđivanje zaključaka skupština i sjednica drugih tijela. Primjerice, ako je javni bilježnik pozvan posvjedočiti zaključke skupštine ili sjednice nekog drugog tijela pravnih osoba, tada u zapisnik unosi dan i vrijeme sjednice, utvrđuje istovjetnost osoba koje su sudjelovale na sjednici (utvrđuje se istovjetnost predsjedatelja, a drugih osoba samo na njihov zahtjev), opisuje sve što se u njegovoj nazočnosti događalo, predlagalo, izlagalo i zaključilo, te potvrđuje i sve drugo što je zakonom propisano.
Ako je potrebno, odnosno kada stranka to zahtjeva, javni bilježnik može drugoj stranci, na naznačenoj adresi, priopćiti usmenu ili pisanu izjavu svoje stranke. To mogu biti opomene, ponude, otkazi ili druge izjave odnosno pravne radnje koju javni bilježnik po nalogu jedne stranke treba izvršiti prema drugoj (ponuda plaćanja, predaja ili preuzimanje kakve isprave ili drugih stvari). O učinjenom priopćenju izdaje se potvrda stranci koja je zatražila službenu radnju, a i protivnoj stranci ako ona to zatraži. U slučaju da javni bilježnik u prethodnom postupanju ne nađe na označenom mjestu stranku kojoj treba priopćiti izjavu (ili ako mu ona ne dopusti pristup ili ga odbije saslušati), priopćenje može obaviti i u pisanom obliku preporučenom poštanskom pošiljkom. Međutim, ako protivna stranka sasluša priopćenje, ali ga odbije primiti, javni bilježnik ne treba dodatno slati toj stranci preporučenu poštansku pošiljku:
„U konkretnom slučaju javni bilježnik V. N. je u zapisniku o uručenju Raskida ugovora br. ..., izvoda iz poslovnih knjiga izrijekom naveo da ga je angažirao tužitelj radi dostave tih pismena tuženiku, da je bilježnik stigao pred naznačenu adresu tuženika u M., ..., da je javni bilježnik pokucao na vrata, da je zatekao tuženika, da je javni bilježnik tuženiku predočio zahtjev za dostavu pismena, uz naznaku koja pismena mu mora uručiti, te da je tuženik odbio primitak istih.
Iz toga slijedi da je javni bilježnik postupio po zahtjevu tužitelja i priopćio tuženiku otkaz (raskid) ugovora o zakupu, a da je tuženik odbio primitak pismena bez razloga. …
Pogrešno je shvaćanje nižestupanjskih sudova da bi u takvom slučaju javni bilježnik bio dužan pismena, koje je odbio primiti tuženik, istome ponovno dostavljati preporučenom pošiljkom. …
U konkretnom slučaju nije se dogodio niti jedan od slučajeva koje propisuje čl. 86. ZJB, jer je tuženik nađen na mjestu gdje je priopćenje trebalo izvršiti, tuženik je javnom bilježniku otvorio vrata, tuženik je javnog bilježnika saslušao, te je tek nakon toga odbio primiti pismena koja mu je javni bilježnik trebao uručiti. Stoga je u konkretnom slučaju otkaz ugovora o zakupu pravilno izvršen putem javnog bilježnika, koji je tu izjavu priopćio tuženiku, te kako ga je tuženik saslušao nije trebao vršiti dostavu onoga što je trebao priopćiti u pisanom obliku preporučenom pošiljkom.“ - Rješenje Vrhovnog suda, broj Rev 478/2013-2 od 27. siječnja 2016.
Ako je to prema pravu neke strane zemlje ili prema odluci stranog tijela ili radi ostvarivanja nekog prava u inozemstvu potrebno, javni bilježnik ovlašten je primiti izjavu pod prisegom odnosno nekoga zaprisegnuti.
Zanimljiva je i potvrda o životu, odnosno potvrda da je netko živ. Tu potvrdu obično prilažu osobe koje su korisnici mirovina isplaćenih u zemlji ili inozemstvu. U izvorniku isprave koju javni bilježnik izdaje stranci potvrđuje se da je ta osoba određenog dana, mjeseca i godine (a ako stranka to zahtijeva i sata), bila prisutna pred tim javnim bilježnikom.
Na zahtjev zainteresiranih osoba javni bilježnik može potvrditi i druge činjenice koje su se pred njim dogodile (rasprave o ponudama, dražbe, ždrijebanja i slično). O potvrđivanju tih činjenica sastavlja se zapisnik u kojem se navodi mjesto, vrijeme, imena i adrese stranaka i drugih sudionika uz točan opis onoga što se dogodilo. Nakon toga svi sudionici potpisuju zapisnik, a ako koji od sudionika odbije potpisati zapisnik, javni bilježnik će to naznačiti u tom istom zapisniku:
„Iz preslike zapisnika o posvjedočenju činjenica Javnog bilježnika N. D. br. Ou-60/03 proizlazi kako je dana 4. travnja 2003. u javnobilježnički ured pristupila ovdje tužiteljica koja je zatražila odlazak bilježnika u predmetni stan radi utvrđenja da je isti ispražnjen od stvari uz navod da je stan prodan, te da je 4. travnja 2003. zadnji dan za predaju stana u posjed kupcu. Iz istog zapisnika proizlazi kako je dana 4. travnja 2003. javni bilježnik otišao u predmetnu nekretninu i utvrdio da se stan nalazi na II katu zgrade, a da je u istom zatečena Š. O. iz Z., te da se u stanu nalazi vrlo malo stvari od kojih je većina zapakirana u kutijama, te da se iz općeg izgleda stana i stvari u njemu može zaključiti da se osobe koje žive u stanu pripremaju za iseljenje.“ - presuda i rješenje Županijskog suda u Zagrebu, broj Gž 5003/2016-2 od 2. studenog 2016.
U obavljanju radnji vezanih uz javnu službu, javni bilježnik ne smije dovoditi u pitanje povjerenje u javnobilježničku službu ili nepropisno obavljati službene radnje te na bilo koji način povrijediti službenu dužnost. Za takve povrede kaznit će se zbog neurednosti (lakše povrede službene dužnosti) ili će mu biti propisana kazna zbog stegovnog prijestupa:
„Naime, čl. 90. ZJB-a propisano je da javni bilježnik može potvrditi i druge činjenice koje su se pred njim dogodile, poput rasprava o ponudama, dražbama, ždrijebanju, izjavama osoba o činjenicama, i stanjima za koja je sam ili uz sudjelovanje stručnih osoba saznao.
No, omotavanjem jamstvenika na ulazna dvokrilna vrata oko ključanica kuće u D., uz naljepnicu na kojoj je utisnut javnobilježnički žig, a kroz jamstvenik provučeno pismeno o kakvoj mjeri osiguranja se tu radi, uz upozorenje tko ima pravo na skidanje pečata, javni bilježnik kritične zgode očito nije, nekom jednokratnom radnjom, posvjedočio činjenicu niti stanje koje bi saznao u trenutku obavljanja te radnje.
Nasuprot tome, stegovni optuženik je suštinski i stvarno, pečaćenjem ulaznih vrata kuće u kojoj su se nalazile osobne stvari pokojnog A. P., poduzeo radnju osiguranja ostavine, od koje je bio isključen, jer je na nju ovlašten samo sud. - presuda Vrhovnog suda RH, broj I KŽ disc 1/2010-5 od 21. studenog 2011.)
Za potvrđivanje činjenica i izjava, kao i za obavljanje ostalih službenih radnji, javni bilježnik ima pravo na nagradu i naknadu troškova koji su određeni Pravilnikom o privremenoj javnobilježničkoj tarifi.
Marina Turković
